Auf der diesjährigen Computermesse Cebit wird wieder viel von Konvergenz, Unified Communications, Web 2.0, Echtzeitkommunikation, Skype oder VoIP geredet. Experten halten es aber für notwendig, den Buzzwords, Presseschlagzeilen und PowerPoint-Folien auch Taten folgen zu lassen. „Die Konvergenz ist ja schon längst Realität. Jetzt ist es wichtig, dass die angebotenen Lösungen auch zu den Unternehmensprozessen passen“, sagt Andreas Latzel, Deutschlandchef des ITK-Spezialisten Aastra in Berlin, mit dem ich ein längeres Interview geführt habe. Um das große Thema Unified Communications ins Laufen zu bringen, müsse man die Geschäftswelt gut verstehen und die Technologie beherrschen. „Das ist unser täglicher Job. Wir kommen aus der Ecke, wo Datenübertragung in Echtzeit eine große Rolle spielt. Ein wichtiger Faktor für erfolgreiche Projekte ist auch, die Anwender auf den Entwicklungspfad mitzunehmen und nicht am Ende mit einer völlig neuen Konstellation zu konfrontieren“, so Latzel.
Beschleunigt werden die Umwälzungen der Unternehmenskommunikation durch die privaten Gewohnheiten der Digital Natives, bei denen Skype, Wikis, Blogs und Social Media intensiv zum Einsatz kommen: „Wir erleben in der Wirtschaft eine Generation mit einem völlig anderen Kommunikationsverhalten. Die kommerzielle Sinnhaftigkeit müsse im Einzelfall genau geprüft werden. Sehr viele Projekte werden in den Kreativabteilungen zwar vorgedacht, müssen aber den Test der harten Realität am Schalter des Finanzchefs erst überstehen“, erläutert Latzel.
Die Wirtschaftlichkeit von neuen Systemen müsse sich in einem Zeitraum von 12 bis 24 Monaten einstellen, dann habe Unified Communications eine große Chance. Fast alle Kommunikationslösungen seien mittlerweile Applikationen im Netz. Anbieter für Unified Communications brauchten neben dem Netzmanagement auch Kompetenzen in der Echtzeitkommunikation, völlig unabhängig, ob es um bewegte Bilder oder Sprache geht. Mit den Versuch-und-Irrtum-Verfahren, die man aus der Informationstechnologie kennt, könne man nicht arbeiten. „Dumm ist es, wenn der Anfang meines Satzes später ankommt als das Ende. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass man die Echtzeitkommunikation gut beherrscht. Da hat der klassische Sprachanbieter gewisse Vorteile, weil er sich mit diesem Faktor schon länger auseinandersetzt“, weiß Latzel. Zudem seien offene Schnittstellen und Standards wichtig, damit im Netzwerk Innovationen möglich bleiben und unterschiedliche Systeme zusammengebracht werden können.
UC-Studie von BerleconLaut einer Berlecon-Studie, die im Auftrag der Firmen Aastra, Cisco und Damovo erstellt wurde, setzt sich der Großteil der Führungskräfte für Informationstechnologie und Telekommunikation (ITK) in deutschen Unternehmen bereits mit „Unified Communications“ (UC) auseinander. Mehr als die Hälfte der Unternehmen hat in Ansätzen eine entsprechende Lösung im Einsatz oder plant es. Bei einem weiteren Viertel wird dies zumindest intensiv diskutiert. Allerdings wurde in der Marktanalyse konkret die Bündelung verschiedener Kommunikationskanäle und ihre Integration in Anwendungen abgefragt. Mit dem Begriff „Unified Communications“ können viele Entscheider immer noch nichts anfangen. Demnach steht UC nur in wenigen Firmen als strategisches Thema auf der Agenda. Zudem wird der Einfluss von Unternehmens- und Kommunikationskultur auf den Erfolg von UC-Projekten unterschätzt. Fundierte Informationen über den tatsächlichen Stand der ITK-Integration und der Umsetzung von UC müssen noch erarbeitet werden. Deutliche Unterschiede gibt es nach wie vor beim Stellenwert von IT und TK. Während die IT die Geschäftsbereiche und ihre Prozesse aktiv unterstützen soll, herrscht mit Blick auf die TK häufig noch eine operative Sichtweise vor. Sie soll in erster Linie kostengünstig sein und reibungslos laufen.
„Die Konvergenz von IT und TK – auf der Anwendungsebene als Unified Communications bezeichnet – ist schon in verschiedenen Bereichen in den Unternehmen zu finden: in der Netzwerktechnik auf Basis universeller Nutzung des Internet Protokolls, in der Server-Architektur in Form Ethernet-IP-vernetzter Server auf offenen Betriebssystemen, beim Einsatz einer einzigen Applikation für alle Kommunikationsmedien sowie in den Endgeräten in Form eines einzigen Clients für den Zugriff auf alle Kommunikationsformen. Dazu zählen Computer, Festnetz und Mobilfunk. Besonders in größeren Unternehmen mit verteilten Standorten finden wir eine Vielzahl verschiedener Ausprägungen der Konvergenz – in aller Regel in technisch heterogenen Umgebungen. Die Potenziale von UC werden allerdings in den meisten Firmen noch nicht ausgeschöpft. Vielmehr handelt es sich häufig um eingeschränkte Tests oder Insellösungen“, so die Erfahrung von Andreas Latzel, Deutschlandchef von Aastra.
Insofern könne es kaum überraschen, dass nach der Berlecon-Studie nicht einmal die Hälfte der Unternehmen eine Integration von UC in Anwendungen wie CRM und ERP plant. „Hier herrscht noch großer Aufklärungsbedarf. Eine Integration in prozessorientierte Anwendungen setzt eine generelle Einführung von UC in Unternehmen voraus. Entsprechend sind Lösungen gefragt, mit denen Systemintegratoren gewachsene heterogene IT- und TK-Umgebungen in Gesamtlösungen überführen können, um sowohl Kosten zu sparen als auch die Prozesse im Unternehmen besser zu unterstützen“, erklärt Latzel. Nur so könne man die Vorteile einer einheitlichen Kommunikationsinfrastruktur für alle Firmenstandorte, Heimarbeitsplätze und mobile Mitarbeiter nutzen. „Der aktuelle wirtschaftliche Druck wird die Einführung von UC im Mittelstand und bei Großunternehmen beschleunigen“, ist sich Latzel sicher.
UC: Fachkongress Voice Days plus will Licht ins Dunkel bringenUnified Communication ist auch nach Ansicht von Bernhard Steimel, Sprecher der Voice Days plus, ein wichtiges Leitbild für das Zusammenwachsen von IT und TK, um als Plattform für effizientere Kommunikationsprozesse im Unternehmen zu sorgen. „Allerdings befindet sich der Einsatz noch in einem frühen Marktstadium. Die Verbreitung in deutschen Unternehmen ist allerdings noch auf einem eher bescheidenen Niveau. Insofern verwundert es auch nicht, dass UC für viele Entscheider ein Fremdwort ist. Umso mehr sind Anbieter aufgefordert, mit konkreten Beispielen aus unterschiedlichen Branchen den Nutzen aufzuzeigen. Stattdessen wird in der Kommunikation auf die Darstellung von Funktionalitäten, allgemeiner Anwendungsgebiete und abstrakter Nutzenargumente gesetzt“, moniert Steimel. Kaum ein Unternehmen würde sich auf Seminaren, Konferenzen und Fach-Kongressen als UC-Anwender „outen“. „Das wollen wir auf unserem Nürnberger Fachkongress am 7. Oktober ändern und Licht ins Dunkel bringen. Mit acht Anwenderberichten aus vier Branchen werden wir auf den VDP Programm aufzeigen, wie Firmen bei der Einführung von UC-Lösungen vorgehen, welche Erfolgsfaktoren und Stolpersteine zu beachten sind“, kündigt Steimel an. Voice Days plus-Mitorganisator Jens Klemann warnt zudem vor einer zu technischen Diskussion: „Die größten Potenziale liegen bei einer radikalen Neudefinition der Geschäftsprozesse liegen. Die müssen genau analysiert und aufgebrochen werden, um sie auf Basis der neuen Möglichkeiten mit den Kommunikationsprozessen zu synchronisieren und damit neu zu definieren, lässt sich daraus ein echter Wettbewerbsvorteil im Sinne von Geschwindigkeit und Flexibilität erzielen“, so Klemann, Geschäftsführer des Beratungshauses Strateco.
Die Einführung von Unified Communications werde häufig nur aus dem Blickwinkel der internen Unternehmenskommunikation beleuchtet. Ebenso dramatisch seien aber auch die Veränderungen an der Schnittstelle zum Kunden – denn eine ganzheitliche UC-Strategie bedeutet auch an die Kommunikation mit Kunden kanalübergreifend zu managen. „Zu viele Unternehmen haben noch immer massive Probleme, eine kanalübergreifende Historie zu Kundeninteraktionen abzubilden und alle zur Problemlösung notwendigen Ressourcen einzubeziehen“, resümiert Klemann.
Brick to Click? In deutschen Konzernen immer noch die AusnahmeDeutsche Unternehmen wagen sich nach einem Bericht des FAZ-Redakteurs Holger Schmidt nur sehr vorsichtig auf das unbekannte Twitter-Terrain. Nur etwa fünf Prozent der börsennotierten Firmen nutzen diese Art der Kommunikation aktiv. „Die meisten Unternehmen wissen offenbar noch nicht so recht, was sie mit dem neuen Instrument anfangen sollen“, schreibt Schmidt. So habe Daimler zwar seit langem Twitteraccounts gesichert, um Missbräuche des Firmennamens zu unterbinden. Zur Zeit werde allerdings erst intern geprüft, wie man das neue Medium in die Kommunikationsstrategie einbinden könne. „Denn Twitter stellt die Kommunikationspolitik vieler Unternehmen auf den Kopf. Wenn plötzlich einzelne Abteilungen mit dem Twittern anfangen, wird das Kommunikationsmonopol der Pressestelle durchbrochen“, vermutet FAZ-Blogger Schmidt.
Da schwebt wohl immer noch die Sehnsucht nach den glücklichen Tagen einer autokratischen Informationspolitik über den Köpfen der PR-Verantwortlichen. Diese Zeit ist auch ohne Twitter, Facebook und Co. schon lange vorbei. So funktioniert die Welt des Internets seit zehn Jahren nicht mehr. Wer das Intranet im Unternehmen immer noch als reines Verkündigungsorgan für den Vorstand sieht, wird von den Möglichkeiten des Mediums überrollt. Selbst in einem diktatorischen Intranet – „Ihr dürft unsere Proklamationen lesen, aber im Büro nicht darüber sprechen“ – entwickeln sich die Gespräche im Markt. So glaubte Ende der 1990er Jahre der Vorstand von o.tel.o (war mal ein Herausforderer der Telekom….), mit dem Intranet könne man nur die Informationen steuern, die von der Kommunikationsabteilung zugelassen werden. Dabei hatte das Unternehmen mit dem Produkt „Backweb“ elektronische Agenten eingeführt, wo jeder Mitarbeiter sei eigenes Informationsmenü festlegen konnte – mit externen und internen Kanälen. Mit der Agententechnologie konnte man automatisch nach bestimmten Inhalten im Intranet und Internet suchen. Dazu gehörten auch Meldungen von Presseagenturen.
Trotzdem wollte der o.tel.o-Vorstand bestimmte Agenturmeldungen über Verkaufsgerüchte nicht ins Intranet stellen. Begründung: „Das könnte die Mitarbeiter verunsichern“. Die elektronischen Agenten übernahmen den Job und die o.tel.o-Belegschaft war verunsichert, warum die Meldungen nicht direkt von der internen Kommunikation verbreitet und vom Vorstand kommentiert wurden. Auch damals gab es unter den Kommunikationschefs in großen Konzernen große Bedenken gegen die o.tel.o-Anarchie im Intranet. Ein Vertreter ein großen Frankfurter Bank (…..) pochte auf sein Informationsmonopol. Da konnte es nicht verwundern, dass in seiner Mitarbeiter-Zeitschrift der Chef seines Finanzhauses grinsend mit Taktstock abgebildet war mit der sinnigen Bildunterschrift: „xy gibt den Takt an“. Und die PR-Chefin eines TK-Unternehmens zeigte sich entgeistert, dass man ihre internen Propagandafibeln als anachronistisch titulierte. Die resolute Dame hatte eine Vorliebe für Firmenjubiläen, Rätselecken und Passfotos ihres übergewichtigen Vorstandsvorsitzenden mit Doppelkinn.
Wer jetzt mit Twitter-Regeln, Schulungen oder sonstigem Coaching-Quatsch aufwartet, um sich schmerzlos im Social Web zu bewegen, der hat die Eigendynamik des Internets immer noch nicht kapiert. Meinungen, schlechte Nachrichten, Gerüchte und Skandale verbreiten sich mit oder ohne Twitter-Gehirnwäsche. Entscheidend ist die Reaktionsschnelligkeit der Unternehmen, sich den Gesprächen im Netz ohne Wenn und Aber zu stellen. Mitarbeiter lassen sich nicht mehr von oben nach unten steuern. Firmen sollten daher auf Selbstorganisation setzen und nicht auf Regulierung.
Oder wie es viel prosaischer der italienische Schriftsteller Alberto Savinio ausdrückt: „Der Grad von Menschlichkeit eines Unternehmens, einer Tat, einer Lage, ist messbar an dem Mehr oder Weniger an Freiheit, die sie uns gewähren, über uns selbst zu verfügen“.
