Das tägliche Chaos des beruflichen Daseins und nützliche Tools für die Organisation der Unübersichtlichkeit

In seinem neuen Opus Meconomy stellt der Autor Markus Albers einige wichtige Fragen über modernes Arbeiten und wie man das tägliche Chaos seines beruflichen Daseins in den Griff bekommen kann.

Wie viel Zeit brauchen wir, um produktiv und kreativ zu sein? Um jene Dinge zu verfolgen, die uns wirklich wichtig sind? Und was müssen wir aufgeben, einschränken oder abschaffen, um die Ressourcen zu haben, etwas Neues zu schaffen? „Wer Dinge schaffen will, egal ob ein Buch, einen Song oder einen Businessplan, muss – es hilft alles nichts – die permanente Erreichbarkeit und die ständige Ablenkung eindämmen. Und zwar nicht nur diejenige durch Job, Kollegen und Chefs. Sondern auch durch Freunde, Friends, Kontakte, andere Twitterer und eigene Follower. Die Position vertritt vehement der Produktivitätsexperte Merlin Mann. Er kämpft gegen die allgegenwärtige Versuchung, sich ablenken zu lassen, beschäftigt zu tun, aber nichts Produktives oder Kreatives zu schaffen. Der moderne Mensch, so sagt er gern, ist wie der Mitarbeiter eines Sandwich-Ladens, der lauter Bestellungen entgegennimmt, diese auf Zettel schreibt und die Zettel dann in immer neuen Reihenfolgen sortiert, immer wieder überlegt, wie man all diese Aufträge am effektivsten abarbeiten könnte – aber vor lauter Sortieren und Planen nie dazu kommt, die Brote zu belegen. ‚Don’t just take orders, make sandwiches‘, lautet Manns Ratschlag, der natürlich in übertragendem Sinn zu verstehen ist. Dabei nützen Tools und Techniken, die ich in meinem Buch beschreibe. Ich selbst könnte zum Beispiel ohne Evernote, Things, GTD, und Zero-Inbox nicht mehr arbeiten“, erläutert Albers im Interview mit „Kunst und so“.

Über diese Tools kann ich noch nichts sinnvolles berichten, bin aber immer auf der Suche nach nützlichen Tools, um das Chaos meines Arbeitsplatzes ein wenig besser beherrschbar zu machen.

Um mit seinem Schlachtfeld Schreibtisch fertig zu werden, hat der Journalist Gordon Bolduan einen Selbstversuch für das persönliche Wissensmanagement gemacht. Der Beitrag ist in der März-Ausgabe der Zeitschrift Technology Review zum Fokusthema „Wissensmanagement“ erschienen. Um gegen riesige Bookmark-Listen anzugehen, könnte der virtuelle Zettelkasten von Zotero weiterhelfen. Das Programm ermöglicht, auf bequeme Art und Weise und direkt aus dem Browser heraus Websites zu archivieren. „Ein Mausklick genügt, und Metadaten wie Autor, Webadresse und Aufrufdatum werden automatisch aus dem Quelltext der ausgewählten Internetseite extrahiert und in der Eingabemaske ausgeführt. Zusätzlich kann ich den virtuellen Zettel noch mit Notizen anreichern und beispielsweise mit Schlagworten (Tags) wie ‚Robotik‘ oder ‚Künstliche Intelligenz‘ versehen“, so Bolduan. So seien Mehrfachkategorien möglich. Zudem könne man eine Kopie des digitalen Archives auf einem Zotero-Server im Internet hinterlegen. Zu aufwändig sei allerdings die nachträgliche Archivierung von Daten aus den vergangenen Jahren. Bei Bolduan sind es elf Gigabyte.

„Die Installation der kostenlos erhältlichen Software ‚Copernic Desktop Search‘ rettet mich. In wenigen Minuten erstellt sie einen Index von meinem gesamten Datenbestand, den sie jedes Mal aktualisiert, wenn der Computer nicht allzu viel zu tun hat“, führt der TR-Autor aus. Cool, das werde ich auf alle Fälle mal abtesten.

Die Unzahl an Blogs bekommt Bolduan ebenfalls mit einer freien Software in den Griff. Um eine bessere Übersicht darüber zu erhalten, was sich auf ausgewählten Websites tut, richtet er sich eine Art Nachrichtenticker ein. Grundlage sind RSS-Feeds, Infohappen aus Schlagzeilen, Textanriss und Links zum Weiterlesen. Mit dem Programm BlogBridge kann man die Mini-Meldungen in Ordnern zusammenlaufen lassen, die den eigenen Interessen entsprechen. Mit einem Mausklick wird sichtbar, wo eine neue Meldung erschienen ist.

ManchmalSehr häufig liebe ich allerdings auch das Chaos meiner Arbeitshöhle, denn es bringt ab und zu Dinge zum Vorschein, die mich immer wieder überraschen und meine Recherchen bereichern. Welche Tipps habe Ihr parat, was habt Ihr ausprobiert? Beim persönlichen Wissensmanagement gibt es wohl keinen goldenen Weg.

Ich sitze im Büro, also arbeite ich: Warum die postindustrielle Gesellschaft die Arbeitsorganisiation auf den Kopf stellt

Kicker und Obst machen die 9to5-Büroarbeit auch nicht viel besser
Kicker und Obst machen die 9to5-Büroarbeit auch nicht viel besser

Büros mit Fußballkicker, Obstkörben und bunten Büromöbeln scheinen in Deutschland schon zu Avantgarde-Erscheinungen des modernen Arbeitslebens zu zählen. Für den Publizisten Markus Albers, Autor des Buches „Morgen komme ich später rein“, sind diese Anreize eher ein Feigenblatt, um Mitarbeiter auf Effizienz zu trimmen. An starren Arbeitszeiten und Organisationsmethoden hat sich wenig geändert. „Vorbild des in Deutschland heute am weitesten verbreiteten Bürokonzeptes, des Einzelbüros, sind die im 16. Jahrhundert in Florenz gebauten Uffizien, von denen sich das englische Wort für Büro ableitet: ‚office’“. Freie Arbeitsgestaltung ist weitgehend noch Fehlanzeige. Es gilt immer noch das Motto „Ich sitze im Büro, also arbeite ich“. Ob man die Wand anstarrt, in der Nase popelt, die Minuten bis zum Feierabend zählt oder Kollegen nervt, spielt keine Rolle. Die alten Strukturen der Industriegesellschaft funktionieren immer schlechter: Abgesessene Kernarbeitszeit und exzessive Überstunden würden zwar immer noch als Beweis für echtes Engagement gelten. In Wirklichkeit erleiden wir durch Langeweile und Ineffizienz am Arbeitsplatz enorme volkswirtschaftliche Verluste.

Arbeitswelt der postindustriellen Gesellschaft
Arbeitswelt der postindustriellen Gesellschaft
Dabei sind wir schon längst eine Wissens- und Dienstleistungsökonomie. Ein Großteil der Menschen arbeitet in Informations- und Serviceberufen. Galt bisher die Maxime „Arbeiten in einer festen Struktur, am fixen Ort und zur bestimmten Zeit, so erlauben neue Entwicklungen der IT- und TK-Branche das „Arbeiten mit wem, wo und wann man will“. Gesucht werden in der „Easy Economy“ nach Auffassung von Markus Albers vor allem Experten, die per Definition mobil und flexibel arbeiten.

Nach einer BITKOM-Umfrage arbeiten zwar derzeit nur zehn Prozent der Berufstätigen in Deutschland ganz oder zeitweise von zu Hause aus. Aber 62 Prozent wünschen sich regelmäßige Arbeit im Home-Office, 41 Prozent an einigen Tagen in der Woche und 21 Prozent sogar täglich. 28 Prozent der befragten Arbeitnehmer gehen am liebsten jeden Tag ins Büro. Der Wunsch nach einem Home-Office ist bei den 30- bis 49-Jährigen am stärksten ausgeprägt. Drei Viertel der Befragten in dieser Altersgruppe will regelmäßig zu Hause arbeiten oder tut dies bereits. Die technischen Voraussetzungen sind vorhanden. „Heute kann fast jeder Büroarbeitsplatz zu geringen Kosten an den heimischen Schreibtisch verlegt werden“, sagt BITKOM-Präsident Profesor August Wilhelm Scheer. Eine schnelle Internetverbindung ermögliche den Zugriff auf Anwendungen, Datenbanken und Kommunikationssysteme des Arbeitgebers.

„Gerade in größeren Unternehmen ist die technische Integration von Mitarbeitern außerhalb der Unternehmensstandorte bereits Standard. Das betrifft mobile Mitarbeiter, Home-Office-Arbeitsplätze wie auch sogenannte nomadisierende Mitarbeiter, die mobil oder von wechselnden Standorten arbeiten“, bestätigt Andreas Latzel, Deutschlandchef von Aastra. Die technische Integration erfolge dabei über Internet-Zugänge, die mittels eines so genannten Virtual Private Networks (VPN) für gesicherte Datenverbindungen zu den Unternehmensstandorten genutzt werden, und über SIP für IP-Telefone oder IP-Kommunikationsprogramme auf dem PC oder Notebook. „Diese SIP-Anbindung erlaubt dem Mitarbeiter die gleichen Funktionalitäten wie an jedem anderen Telefonendgerät im Unternehmen. Mobiltelefone werden dabei über das GSM-Netz und eine Mobile Extension Funktion integriert – sie funktionieren ebenfalls wie eine Nebenstelle im Unternehmen“, so Latzel. Die leicht in die ITK-Struktur des Unternehmens integrierbaren Unified Communications-Lösungen von Aastra kämen letztlich dem Mitarbeiter, dem Unternehmen und sogar der Umwelt zugute. Mit der Verbreitung dieser Technologien werde auch die allgemeine Akzeptanz von flexiblen und mobilen Arbeitsbedingungen steigen.

Die ökonomische Metamorphose zur „Easy Economy“ sei nicht mehr aufzuhalten, glaubt auch Markus Albers. Mit einer Schönwetter-Thematik habe das nichts zu tun. Es sei vielmehr ein Programm zur Beschleunigung von Innovationen und zur Optimierung von Prozessen. „Sie hilft Unternehmen, die klügsten Köpfe anzuziehen, die besten Produkte zu entwickeln und nebenbei noch Immobilienkosten zu sparen, weil Büros bis zu 50 Prozent kleiner sein können, wenn nicht mehr jeder jeden Tag 9to5 am Schreibtisch sitzt. Insofern ist der Schritt zur Easy Economy die beste Vorbereitung für wirtschaftlich schwierigere Zeiten“, prognostiziert Albers. Die Krise beschleunige überfällige Anpassungen der konventionellen Organisationsstrukturen erfolgen, die so zunehmend den Anforderungen einer postindustriellen Arbeitswelt.

Auch Wilhelm Bauer vom Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation geht nicht von einem kurzfristigen Trend aus. Es bewege sich alles in Richtung einer Easy Economy. Aktienmärkte seien volatil, aber technologischer, arbeitsorganisatorischer und gesellschaftlicher Wandel findet vor längeren Zeithorizonten statt und ist darum vergleichsweise stabil. Also: Aktuelle Wirtschaftkrise hin oder her – wir werden in Zukunft mit Hilfe moderner Technik arbeiten, wann und wo wir wollen.