Was eine Musik-Kompaktanlage mit Unified Communications zu tun hat

Auf der Frankfurter Fachkonferenz VoIP + IP Germany hat der ITK-Experte Jürgen Engelhard von Aastra sehr anschaulich erklärt, um was es bei Unified Communications wirklich geht: „Branchenübergreifend kann man nicht sagen, dass das immer nach dem gleichen Schema läuft. Beim Einsatz von Unified Communications-Lösungen muss man daher individuell prüfen, was sinnvoll ist und was nicht. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt alle Anwendungsmöglichkeiten, die Unified Communications heute bietet. Im Schnitt sind es zwei bis drei Dienste, die in Firmen von jedem Mitarbeiter wirklich gebraucht werden. Man darf deshalb den Nutzer nicht mit Applikationen überfrachten, wenn man eine Vereinfachung und Verbesserung der Kommunikationsabläufe erreichen will“, so die Empfehlung von Engelhard.

Die Vereinigung von Web, Festnetz, Mobilfunk, Videokonferenzen und Kollaborationstools könne nur gelingen, wenn man mit offenen Standards arbeitet und in die bestehende Technikwelt integriert.

Engelhard verglich die Anforderungen der Offenheit mit einer Kompaktanlage für Musik, wie sie vor zwanzig oder dreißig Jahren populär war. Es gab ein Lautstärkeregler, ein Bassregler, ein Höhenregler und man konnte damit Plattenspieler, Kassettendeck und Radio bedienen. Damit war man allerdings nicht flexibel genau, wenn man ein neues Gerät anschaffen wollte. Man konnte sich auch nicht dafür entscheiden, von jeder Komponente nur das Beste zu kaufen oder nach persönlichen Vorlieben zu nutzen. Auch bei Unified Communications würde es nicht nur eine Lösung geben, die den sehr unterschiedlichen Anforderungen der Geschäftswelt gerecht werden kann, sagte Engelhard.

Hier die Audioaufzeichnung des Vortrags (ein längerer Bericht über die Fachtagung erscheint heute im Onlinemagazin NeueNachricht):

Siehe auch:
Unified Communications: Alles unter einem Hut mit offenen Standards – Web, Festnetz, Mobilfunk, Videokonferenzen und Kollaborationstools.

Unternehmen und das Mailbox-Pingpong

Ein Blick in die Büros deutscher Unternehmen bringt es immer wieder zum Vorschein – die Kommunikation findet per Telefon, Fax und E-Mail statt. „Das ist nicht wirklich schlimm, aber höchst unproduktiv. Die wertvolle Arbeitszeit wird mit Anrufversuchen bei Kunden, Kollegen oder Lieferanten verschwendet, die aber gar nicht an das Telefon zu bekommen sind, sondern den ‚Kollegen Anrufbeantworter‘ arbeiten lassen. Der nächste Anrufversuch landet dann auf der Mailbox des Mobiltelefons des ersehnten Gesprächspartners und auch unter der nächsten Rufnummer ist nur eine Maschine erreichbar, die nicht wirklich den Grund des Anrufes versteht und schon gar nicht das gerade anliegende Problem lösen kann“, schreibt Detlev Artelt in seinem Blog. (Vor ein paar Monaten hatte ich ihn zum Thema Unified Communications interviewt – siehe oben).

Das Mailbox-Pingpong gehe mit den Rückrufen der Kunden oder Kollegen in die nächste Runde. Ein unnötiges Geduldsspiel, moniert Artelt. Die vielen E-Mails oder SMS-Aussendungen mit der Mitteilung „Ruf mich bitte zurück“ seien nervig und überflüssig. „Das Nicht-Kommunizieren kann einen erheblichen Teil der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens vernichten. Viel schlimmer ist dabei, dass andere Länder uns vormachen wie es besser, schneller und somit deutlich effektiver geht. Die technikaffinen Asiaten nutzen immer mehr das Internet und die damit verbundenen neuen Hilfsmittel für ihre Kommunikation und sind so einfach schneller“, weiß der Technologieexperte.
Eine essentielle Funktion sei das Management der eigenen Verfügbarkeit. „Der Zustand der verschiedenen Kommunikationsgeräte und der Anwesenheitsstatus in einer bestimmten Community im Internet wird aktiv ermittelt und gesteuert“, sagt Artelt.

Über intelligente Systeme kann man darstellen, ob der Ansprechpartner gerade telefoniert, welche Termine anstehen und wann man am besten erreichbar sei. „Wird so ein Präsenz-Management im Unternehmen genutzt, ist mit einem Blick ersichtlich, ob jemand gerade zu sprechen ist, also ob sich die Anwahl seiner Rufnummer lohnt oder ob, laut der Info aus dem Kalender, diese Person vielleicht erst ab 14 Uhr verfügbar ist. Dabei ist der Status der Verfügbarkeit keinesfalls mit einer Anwesenheitskarte oder der guten alten Stempelkarte zu vergleichen, denn der Präsenzstatus ist eine flüchtige Information die nicht protokolliert wird. Aus Sicht des Nutzers ergibt sich so die Möglichkeit, die eigene Erreichbarkeit ordentlich zu steuern und die notwendigen Zeiträume für konzentriertes Arbeiten zu schaffen. Möchte man etwa einen ausführlichen Bericht, eine Zusammenfassung oder ein wichtiges Angebot erstellen, braucht man dazu Ruhe und nicht ein ständig klingelndes Telefon. Mit einem Klick auf den eigenen Präsenzstatus wird dieser für eine Stunde oder länger auf ‚Bitte nicht stören‘ gesetzt, was von nun den wichtigen Kontaktpersonen, dem zentralen Telefondienst und allen Messaging Diensten übermittelt wird“, führt Artelt aus.

Impulse für modernere Kommunikationstechnologien kommen nach Ansicht von Johannes Nowak, Business Development Manager des Berliner ITK-Spezialisten Aastra, aus dem privaten Umfeld. „Viele Menschen nutzen in ihrer Freizeit schon Dienste wie Instant Messaging, Kollaborationstools, Video-Telefonie oder Präsenzanzeigen und fragen sich, warum es diese Funktionen nicht auch im eigenen Unternehmen gibt. Der Weg zur Geschäftstauglichkeit ist aber mitunter weit. Es gibt unterschiedliche Einflüsse und Restriktionen, die man dabei berücksichtigen muss. Beispielsweise müssen ältere Mitarbeiter mit einem anderen technischen Hintergrund mit einbezogen werden. Oder aber es gibt im Unternehmen eine nicht für alle Dienste ausreichende Infrastruktur mit einer Laufzeit von vielen Jahren“, sagt Nowak. Interessant seien vor allen Dingen Web-Dienste, die die direkte Kommunikation mit Kunden ermöglichen und verbessern. Beispielsweise Web-Chats. Artelt geht davon aus, dass sich vor allen Dingen intuitiv und visuell steuerbare Technologien durchsetzen werden: „Die Vereinheitlichung der Kommunikation verändert die Arbeitswelt. Aber dazu muss in deutschen Unternehmen ein Umdenken stattfinden.“

Wie Kommunikationstechnologien über den Geschäftserfolg entscheiden

Technikvisionen 1910: Die Welt in 100 Jahren
Technikvisionen 1910: Die Welt in 100 Jahren
Viele IT-Manager sind heutzutage mit der schwierigen Aufgabe konfrontiert, ihre Budgetausgaben so zu verwalten, dass der finanzielle Ertrag für ihr Unternehmen maximiert wird. Die Verschmelzung der klassischen Telefonwelt und der Datenwelt eröffnet vielfältige Möglichkeiten. „Zwei oder drei verschiedene Telefonnummern in der Berufswelt sind keine Ausnahme mehr. Oftmals sind es sogar noch mehr. Die Möglichkeit mit nur einer Nummer zu arbeiten, die an das Gerät und den auswählten Ort geleitet wird, bietet viele Vorteile. Man ist nicht nur besser erreichbar, optimiert die Kosten für die Weiterleitung und erspart sich diverse Ausgaben. Große und kleine Unternehmen sollten darüber Nachdenken, Mobiltelefone in die Nebenstelle des Unternehmens zu integrieren“, so lautet beispielsweise die Empfehlung des ITK-Unternehmens Aastra in Berlin.

Experten sind davon überzeugt, dass die Beherrschbarkeit und Wirtschaftlichkeit des Betriebs von integrierten Lösungen verschiedenster Informations- und Kommunikationstechnologien über den Geschäftserfolg entscheiden. Es geht beispielsweise um die Beschleunigung des Durchlaufs von Produkten – vom Entwicklungs- und Produktionsprozess über die Auslieferung an den Kunden bis zu nachfolgenden Services. Es geht um innovative Prozessideen, mit denen neue Geschäftsfelder erschlossen werden.

Mit der richtigen und leicht verfügbaren Technologie ausgestattet, könnte die Mehrheit der wissensbasierten Arbeitskräfte ihre Aufgaben ebenso gut, wenn nicht sogar besser, von zu Hause aus erledigen. „Wenn man dieses flexible Arbeiten näher betrachtet, dann sollten Unternehmen unbedingt auch die Kommunikation über das Internet Protokoll (VoIP) integrieren, um wiederkehrende Kosten, die aus der Nutzung von Mobiltelefonen entstehen, zu vermeiden. Mitarbeiter, die Zuhause arbeiten, sind somit unter der gleichen Nummer erreichbar und profitieren von den gleichen Funktionen, die ihnen auch im Büro zur Verfügung stehen“, erklärt Aastra.

Offene Standards seien generell von Nutzen. „Das so genannte Session Initiation Protocol (SIP) ist der wichtigste Standard, über den ein Entscheidungsträger beim Kauf von IT-Lösungen Bescheid wissen sollte, wenn es um Sprachkommunikationssysteme geht. Systeme auf SIP-Basis sind dazu gedacht, problemlos in zukünftige Systeme integriert werden zu können. Unternehmen verlassen damit das ‚Gefängnis’ ihrer eigenen Systeme und können ihre Kommunikationstechnologie weiterentwickeln und stetig aktualisieren“, empfiehlt Aastra. Viele Unternehmen würden den Investitionen in neue Technologien noch skeptisch gegenüberstehen. Eine drastische Komplettumstellung sei aber gar nicht notwendig, meint der Berliner ITK-Spezialist: Unternehmen sollten sich vielmehr auf einen allmählichen Prozess einstellen, der Ihnen bereits zu Anfang Verbesserungen ermöglicht, ohne große Anfangsinvestitionen leisten zu müssen.

„Wenn wir über die Effizienzverbesserung von Kommunikationslösungen reden, sollten Unternehmen aber auch noch folgendes berücksichtigen: die Existenz eines Verwaltungstools, das anzeigt, ob ein Kollege bereits in einem Gespräch ist, um Anrufe effektiver organisieren zu können; eine Software zum Austausch von Daten, damit noch mehr konstruktive Dialoge zwischen Mitarbeitern ermöglicht werden; auf Laptop installierte Softphones um die Kosten durch Anrufe auf Mobiltelefone zu verringern, die bei Reisen oder Fernarbeit entstehen; mobile Kommunikation über WiFi Netzwerke“, sagt Aastra-CEO Andreas Latzel.
Die Kreditkrise führe zu drastischen Budgetkürzungen. Unternehmen sollten daher überlegen, wie Investitionen in Kommunikationstechnologie sinnvoll vorgenommen werden können. „Besonders in rezessiven Zeiten ist es für Unternehmen wichtig, dass sie die richtigen Kommunikationslösungen haben, um den Wünschen ihrer Kunden zu entsprechen und dafür sorgen zu können, dass ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten“, so die Empfehlung von Latzel.

Die Rolle der Kommunikationstechnologie für den Aufschwung

Nach einer Studie des DIW sollte die Bundesregierung ihr Konjunkturprogramm stärker auf das Bildungswesen, die Energieeffizienz, Gesundheitsförderung und den Ausbau der Internet-Infrastruktur ausrichten, beispielsweise durch eine flächendeckende Breitbandversorgung . Hier habe Deutschland im internationalen Vergleich einen hohen Nachholbedarf. Im Bildungssektor sollten 4,4 Milliarden Euro gezielt in die Verbesserung der Lehrmittelausstattung investiert werden.
aastra1Konjunkturprogramme sollen die Auswirkungen der Finanzkrise eindämmen. Damit die Milliardensummen nicht verpuffen, müsse nachhaltig investiert werden.

Latzel im Interview mit dem Deutschlandfunk
Latzel im Interview mit dem Deutschlandfunk

Andreas Latzel, Deutschland-Chef der Aastra-DeTeWe-Gruppe, lobte im Interview mit dem Deutschlandfunk die Investitionen der Bundesregierung in die Kommunikationsinfrastruktur. Als Beispiel nannte er ein Projekt des Bundesfamilienministeriums. Dabei geht es um das Thema Altenpflege und insbesondere darum, was Technik in der Altenpflege bewirken könne. „Das Projekte hat den Namen ‚Das intelligente Heim’ und verfolgt den Ansatz, einfach übergreifend zu schauen, an welchen Stellen wirklich nachhaltig auch mit dem Einsatz von Technologie die Pflege verbessert werden kann. Wir haben daran teilgenommen und haben eine Lösung vorgestellt, die das Thema Pflegedokumentationen im Schwerpunkt hat. Und ich glaube, die meisten Menschen wissen, dass Qualität in der Pflege – das ist ja auch in der Vergangenheit öfters durch die Presse gegangen – inzwischen eine ganz, ganz wichtige Rolle spielt“, sagte Latzel.

In der Pflegedokumentation habe man bislang viel mit Papier gearbeitet. „Wenn man dann weiß, dass die Personalressourcen in der Altenpflege natürlich auch knapp bemessen sind, dann ist ein Großteil der Arbeitszeit auch für das Dokumentieren von erbrachten Leistungen verwendet worden. Und hier ganz speziell hat Aastra einen Weg beschrieben, der den Einsatz von Kommunikationstechnologie, insbesondere auch das Thema Sprache, nutzbar macht, um viel Zeit zu sparen und damit letzten Endes mehr Zeit für die Pflege der Menschen zu haben“, so Latzel.

Generell werde seine Branche gebraucht, um Menschen umfassend und frühzeitig mit Kommunikationstechnologie zu versorgen. „Wir arbeiten sehr eng mit einigen Hochschulen zusammen, wo übergreifendes Wissen dann letzten Endes auch in der Praxis abrufbar ist. Ich denke da zum Beispiel an die Hochschule der Künste in Berlin, wo auch wirklich Menschen umfassend sowohl das Thema Technologie als auch das Thema Design oder Anwendungsorientierung mitnehmen und daraus ganz neue mögliche Arbeitsgebiete entstehen“, so Latzel gegenüber dem Deutschlandfunk.

Nach Analysen des DIW habe Deutschland die besten Chancen, gestärkt aus der Krise hervorzugehen. In keinem anderen Land sei der Anteil der Wertschöpfung, der auf die Produktion forschungsintensiver Güter und wissensintensiver Dienstleistungen entfällt, höher als in Deutschland. Dabei würde Deutschland in den forschungs- und wissensintensiven Wirtschaftsbereichen eine besonders breit gefächerte Basis besitzen. „Voraussetzung für einen Ausbau der Spitzenposition ist jedoch, dass die Unternehmen unvermindert weiterhin in Forschung und Entwicklung investieren – auch dann, wenn damit kurzfristig keine Erlöse zu erzielen sind“, so der DIW-Wissenschaftler Martin Gornig.