Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Wie viel “mehr” könnten wir dann erst durch Bewegtbilder wie Videokommunikation transportieren?

“Obwohl heute große Datenmengen übertragen werden können, hat sich die Videokommunikation im Berufsalltag noch nicht durchsetzen können. Meiner Erfahrung nach steht bei der Einführung von Videokonferenzen meist immer noch das Einsparpotenzial bei Reisekosten klar im Vordergrund – weshalb die Technologie vor Jahren auch zunächst an der Unternehmensspitze Einzug hielt. Ein recht schnöder Grund, der potenzielle Mehrwerte wie Effektivität und Qualität der Kollaboration völlig vernachlässigt. Um herauszubekommen, ob Video- und Webkonferenzen tatsächlich auf breiter Basis eine Alternative zu anderen Formen der Fernkollaboration darstellt, also für eine echte Kosten- und Nutzenanalyse, haben wir genauer hingesehen. Und sind dieser Frage mit freundlicher Unterstützung von OmniJoin in einem Experiment nachgegangen”, erläutert Dr. Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO).

Dazu wurden Gruppenaufgaben sowie typische Probleme aus dem Arbeitsalltag entwickelt, die konvergierende Interessen und Konfliktpotenzial mit sich brachten: eine Budgetverteilung und eine Büroplanung.

“Unsere Vergleichsgruppen bearbeiteten dann jeweils eine Aufgabe mit Telefon und E-Mail und eine über die integrierte Plattform mit Video innerhalb einer festgesetzten Zeit und füllten im Anschluss einen Fragebogen aus”, so Hofmann.

In puncto Schnelligkeit konnte die Videokommunikation keine Vorteile vorweisen. Der Mehrwert liege in der Qualität und im Prozess – und in der Zufriedenheit mit dem Ergebnis. “Unsere Beobachtungen legen nahe, dass die Effekte von Videokollaboration eher ‘weiche’ Effekte und daher eher über mehrere Meetings hinweg zum Tragen kommen”, sagt Hofmann.

70,2 Prozent der Teilnehmer gaben zu Protokoll, dass bei Einsatz von Videokonferenztechnik eine höhere Motivation und mehr Engagement in der Team-Diskussion zu verzeichnen war, da jeder Teilnehmer das gleiche Dokument vor Augen hatte und man sich im Gegensatz zu Telefonkonferenz und E-Mail gegenseitig sehen konnte.

59,6 Prozent der Teilnehmer sagten, dass die Visualisierung des Diskussionsobjekts und die Sichtbarkeit aller Teilnehmer eine offenere Diskussion gestattet – auch weil man sieht, wer sich zu Wort melden möchte.

73,9 Prozent der Teilnehmer vermerkten, dass die direkte und persönlichere Kommunikation via Video zu einer positiveren und damit entspannteren Arbeitsatmosphäre führte. Für Neun von zehn Probanden ist eine positive und entspannte Arbeitsatmosphäre essentiell, um komplexe Teamaufgaben bewältigen zu können.

Telefon und E-Mail schneiden bei diesem Kriterium schlecht ab. 81 Prozent der Studienteilnehmer vertreten die Meinung, dass mit diesen Instrumenten Aufgaben nur aufgeteilt, aber nicht gemeinsam gelöst werden. Mit der integrierten Plattform sei man gemeinsam zu einer Lösung gekommen.

“So lautete unsere Schlussfolgerung, dass die Zusammenführung von Video, Ton und gemeinsam bearbeiteten Dokumenten in der integrierten Kollaborationsplattform Teamarbeit als echten Gruppenprozess ermöglicht. Unterm Strich bedeutet das: die ‘um den Tisch’ versammelte Intelligenz wird voll ausgeschöpft, Teilnehmer fühlen sich integriert und schalten darum auch nicht so schnell ab”, betont Hofmann.

Die Gespräche über Videokonferenzen seien natürlicher, auch non-verbale Signale können von Gesprächspartnern besser verarbeitet werden, die Moderation kann besser auf Gesprächswünsche, Wortmeldungen und Stimmungen eingehen.

“Wer schon einmal versucht hat, eine Telefonkonferenz mit mehr als drei Teilnehmern zu einem kontroversen Thema zu moderieren, weiß, wie anstrengend und eigentlich unmöglich es ist, eine befriedigende Interaktion zu erzielen. Hier erlaubt gerade der visuelle Kanal eine wesentlich bessere Gesprächssteuerung, die Meetingteilnehmer fühlen sich präsenter, können sich leichter einbringen und auch nicht so leicht zurückziehen. Durch die Möglichkeit, gemeinsam das gleiche Arbeitsdokument zu betrachten und zu bearbeiten, können Misserständnissen und Doppelarbeit vermieden werden”, resümiert Hofmann, die in der nächsten Woche, am 4. September in Bloggercamp.tv, die Studienergebnisse mit uns diskutieren wird. Allerdings nicht in den Abendstunden, wie gewohnt, sondern schon um 11 Uhr.

Auf dem StreamCamp im Kölner Startplatz am 16. und 17. November werden wir das aufgreifen. Das Thema beschäftigt uns schon eine Weile: Warum sich Videokommunikation erst jetzt in Unternehmen durchsetzt – Impulse setzen private Nutzer.

Vorteile ergeben sich ja nicht nur für die unternehmensinterne Zusammenarbeit. Auch die Kommunikation mit Kunden lässt sich verbessern. Statt skriptgesteuerte Fließband-Gespräche mit Hotline-Mitarbeitern zu führen, kann man im Video-Chat viel besser auf Probleme mit Technik und Fragen zu Diensten eingehen. Am Telefon ist es für Verbraucher schwieriger, Service-Anliegen präzise zu erläutern. Viel besser ist es, wenn er es in Wort und Bild zeigen kann. Aber da bewegt sich in der Service-Branche bislang wenig.

Also, liebe Innovatoren der Wirtschaft, kommt zum StreamCamp nach Köln und stellt Eure Systeme für die Videokommunikation mit Mitarbeitern und Kunden vor!

Siehe auch:

Warum sich Call Center in der Weisheit der Vielen verflüssigen #StreamCamp