Leere VoIP-Versprechen und überforderte „Softwarebubis“

Warum Unternehmer mit der Kommunikation über das Internet Protokoll hadern

VoIP für Mutti?
VoIP für Mutti?
Voice over IP ist ein Dauerbrenner in den Fachmedien für Informationstechnik und Telekommunikation. Von der Realität der Kommunikation in Privathaushalten und der Geschäftswelt erfährt der geneigte Leser wenig. Umfragen, Analysten und Branchenvertreter gehen in ihren VoIP-Prognosen häufig nur von Optionen und Wünschen aus. In Studien werden dann Fragen gestellt „Wird sich VoIP“ in den nächsten fünf Jahren durchsetzen“ oder „Halten Sie VoIP für sinnvoll“. Das sind die berühmten und empirisch höchst unseriösen Fragetechniken nach dem Prinzip „Wollen Sie arm oder reich sein?“. Schaut man sich das nackte Zahlenmaterial der Bundesnetzagentur an, bleibt von dem VoIP-Wortschwall der ITK-Szene nicht mehr viel übrig. Nach dem aktuellen Tätigkeitsbericht der Bundesnetzagentur kann man Ableitungen für 2007 vornehmen. Danach liegt der Anteil der VoIP-Nutzung bei mickrigen 8,6 Prozent. Für das vergangene Jahr schätzt das Wissenschaftliche Institut für Infrastruktur und Kommunikationsdienste (WIK) den Wert auf rund 10 Prozent.

„Für Geschäftskunden, die sehr häufig Nebenstellenanlagen betreiben, deren weitere Wartung durch die Lieferanten zu Ende geht, erwarte ich persönlich eine schnellere Migration zu VoIP als bei den Privatkunden, wenngleich die Nachfrage nach Lösungen für VoIP-Centrex dem Vernehmen der Anbieter nach enttäuschend ist. Hier liegen uns belastbare Zahlen jedoch nicht vor“, so WIK-Senior Consultant Dr. Thomas Plückebaum gegenüber NeueNachricht. Die Übertragung von Sprache, Bild und Daten über das Internet Protokoll ist kein Kinderspiel und mit reinen Modephrasen bewegt sich der Markt keinen Millimeter. Wenn man jeden Tag mit PR-Texten von Firmen bombardiert wird, die eine „nachhaltige und ganzheitliche VoIP-Strategie garantieren, Prozesse optimieren und implementieren, eine Vielzahl von Synergien realisieren und mit leistungsfähigen Tools basierend auf einem Netzwerk von Applikationen für geringere Kosten und einer höheren Effizienz sorgen“, darf man sich über die starre Haltung der Unternehmer gegenüber neuen Kommunikationstechnologien nicht wundern.

Spielzeug für Vati
Spielzeug für Vati
Und wenn man jetzt schon auf jedem sich bietenden Fachkongress vom Trend zur Unified Communications spricht, fehlt den Branchenexperten augenscheinlich eine gehörige Portion Wahrnehmungskompetenz: In neun von zehn Unternehmen dominiert nach wie vor die klassische Festnetz-Telefonie. Das belegt eine aktuelle Umfrage der Experton Group, die fast punktgenau die Erkenntnisse der Bundesnetzagentur wiederspiegelt. Entwickler und Hersteller der Telekom-Branche sowie Anwender müssen noch einen dornenreichen Weg zurücklegen, um VoIP auf breiter Front durchzusetzen. Man benötigt Anbieter mit Sachverstand, fundiertem Praxiswissen und einer exzellenten Expertise in der Telekommunikation. VoIP stellt langjährig eingeübte Telefongewohnheiten in Frage. „Über den Computer zu telefonieren und mit dem Telefon im Web suchen, das muss ein Anwender erst einmal verdauen“, so Dr. Jörg Fischer, Autor des Buches „VoIP-Praxisleitfaden“ (Hanser Verlag).

Ähnlich sieht es Andreas Rebetzky, Sprecher des cioforums in München: „Es ist ein weiter Weg von der Idee zur Umsetzung. Zudem verschieben sich notwendige Investitionen für VoIP durch die angespannte Wirtschaftslage. Die alte Telefonanlage tut es noch ein Jährchen, vielleicht mit ein wenig höheren Reparaturkosten“, sagt Rebetzky. Daher sei VoIP in den Vorstandsetagen erst einmal in die zweite Reihe gerückt. „Man konzentriert sich eher auf Prozessoptimierungen in der Logistik oder Bestellabwicklung. Dennoch: Die Zeit wird wiederkommen und wohl denen, die schon mit gereiften Konzepten in den Startlöchern stehen“, resümiert Rebetzky, CIO des Lebensmitteltechnologie-Spezialisten Bizerba.

Folgt man den Analysen des Beratungshauses Berlecon, hält zwar eine große Mehrheit der Entscheider in deutschen Unternehmen die Integration verschiedener Kommunikationskanäle und deren Einbindung in Geschäftsanwendungen für sinnvoll. Allerdings sind in vielen Unternehmen die notwendigen technischen Voraussetzungen gar nicht vorhanden: „Nur ein geringer Teil verfügt bisher über eine VoIP-Infrastruktur, wie etwa IP PBX oder gemeinsame Netze für Daten und Sprache. Von einer Sättigung ist der deutsche VoIP-Markt demnach noch weit entfernt und für die Anbieter gibt es noch erhebliche ungenutzte Potenziale zu aktivieren“, so Berlecon. „Was nutzen mir die effektvollen Powerpoint-Präsentationen über Unified Communications und die Versprechen einer schöneren Kommunikationswelt im IP-Zeitalter, wenn die Softwarebubis mit meiner alten TK-Anlage nichts anfangen können. Ich schmeiße doch meine gesamte Infrastruktur nicht über Bord“, klagt ein mittelständischer Firmenchef im Gespräch mit NeueNachricht.

Der Deutschland-Chef des ITK-Unternehmens Aastra, Andreas Latzel, kann den Unmut vieler Unternehmer verstehen. „Man sollte nicht das Blaue vom Himmel versprechen oder eierlegende Wollmilchsäue verkaufen. Wer die alte TK-Welt nicht versteht, besitzt keine Kompetenz, um Firmen in die IP-Welt zu transformieren. Der Philosoph Odo Marquard hat die technische Herausforderung treffend formuliert: Zukunft braucht Herkunft. Deswegen scheitern VoIP-Strategien, die den dritten vor dem ersten Schritt machen, wie es zur Zeit in der Software-Branche zu beobachten ist. Es geht um eine sehr komplexe Integrationsaufgabe. Innovation und Kontinuität gehören zusammen“, so das Credo von Latzel. Zunächst müsse man einige Hürde überwinden, um mit VoIP die gleiche Qualität und Sicherheit wie bei der klassischen Telefonie zu bieten.

dsc_0011„Das klingt zunächst trivial, ist es aber nicht. Bei der Integration der Sprachkommunikation in die IT-Infrastruktur sind besondere Dinge zu berücksichtigen, wie etwa die Echtzeitanforderung und hohe Verfügbarkeit. Die klassische Telefonie bietet Leistungsmerkmale, an die sich die Anwender in vielen Jahren gewöhnt haben und so in der IT nicht vorkommen: Vermittlungsarbeitsplätze, verkettete Anrufweiterschaltung, Chefsekretärin-Funktion und ähnliches. Viele reine IP-Lösungen haben heute genau mit diesen Funktionen ihre Schwachstellen. Ob der Anwender hingegen die vielgerühmten neuen Funktionen der Unified Communications immer nutzen kann und möchte, steht auf einem ganz anderen Blatt. Das unterscheidet sich deutlich von Unternehmen zu Unternehmen, hängt von Firmenkultur, Demokratie der Arbeit, Hierarchie- und Entscheidungsmodell, von Branche und dem Arbeitsplatz selbst ab. Stark virtualisierte Unternehmen der Beratungsbranche, die mit wenigen festen Büroarbeitsplätzen und Desk Sharing auskommen, stehen eher klassisch arbeitenden Produktions- und Verwaltungsbetriebe gegenüber, wo das Telefon zum Telefonieren benutzt wird und es wenig bis gar nichts mit der IT zu tun hat“, erläutert Latzel.

Einen Trägheitsmoment bei Geschäftskunden sieht auch Bernhard Steimel von Mind Business Consultants. „Bei bereits getätigten TK-Investitionen sowie Miet- und Wartungsverträgen mit Laufzeiten von bis zu zehn Jahren geht man konservativ vor. Zudem wird die Kommunikation als unternehmenskritische Funktion angesehen und das Misstrauen in die Zuverlässigkeit der VoIP-Technik ist besonders im Mittelstand weit verbreitet. VoIP wird sich sicherlich durchsetzen. Die Frage ist nur, wie schnell“, so Steimel.

Gestalter statt Verwalter: Warum auch ein CIO Managementqualitäten braucht

Andreas Rebetzky, Sprecher des cioforums, fordert ein neues Rollenverständnis der IT-Führungskräfte. „Wir sind heute mehr denn gefordert, die Geschäftsprozesse von der Produktentstehung bis zum Vertrieb und den Services intensiv mitzugestalten“, so Rebetzky. Da könne man sich nicht mehr in irgendeiner Technikecke verstecken. Ein Warnzeichen sei die aktuelle CIO-Umfrage des IT-Beratungshauses Harvey Nash. Danach habe die Bedeutung von IT-Führungskräften in den vergangenen Jahren abgenommen. Das wichtigste Schwerpunktthema, das die Geschäftsführung für die Informationstechnologie vorsieht, ist eher die Steigerung der operativen Effizienz und weniger die Entwicklung neuer Produkte oder die Erschließung neuer Märkte. In 17 Prozent der Unternehmen wird nicht einmal erwartet, dass die IT neue innovative Technologien entwickelt, um den Wettbewerbsvorteil zu verbessern. In 55 Prozent der Unternehmen, die Innovationen erwarten, hat man noch nicht einmal konkrete Ziele gesetzt. 73 Prozent der IT-Führungskräfte sind nach der Harvey Nash-Umfrage der Auffassung, dass der CIO eine größere Rolle im Unternehmen spielen sollte. Um das zu erreichen, müssten CIOs ihre Management- und Kommunikationsqualitäten verbessern.

Der Anteil derjenigen, die ihre Rolle im Unternehmen als erfüllend oder sehr erfüllend empfinden, ist im Vergleich zum Jahr 2006 stetig gefallen – von 84 auf 74 Prozent in diesem Jahr. Zugleich stieg der Anteil derjenigen, die ihre Rolle als nicht sehr erfüllend oder überhaupt nicht erfüllend empfinden, von 17 auf 25 Prozent. Entsprechend hoch fällt die Bereitschaft aus, den Arbeitsplatz zu wechseln. Nur sieben Prozent der Befragten streben keinen Job in einem anderen Unternehmen an. 72 Prozent haben bereits einen Headhunter kontaktiert oder selbständig nach einer neuen Tätigkeit Ausschau gehalten. 63 Prozent der IT-Führungskräfte gehen davon aus, in den nächsten zwei Jahren nicht mehr bei ihrem jetzigen Arbeitgeber zu sein – das sind fünf Prozent mehr als im vergangenen Jahr. „Die Abnahme des Einflusses im Unternehmen steht in direkter Beziehung zum Nachlassen der Berufszufriedenheit und letztendlich zu einem Ansteigen der Wechselbereitschaft“, kommentiert Udo Nadolski, Geschäftsführer von Harvey Nash in Düsseldorf, die Ergebnisse.

Die abnehmende Bedeutung der IT-Abteilungen unter dem strategischen Gesichtspunkt dürfte das Ergebnis vergangener Arbeitsleistungen und nachlassender Wahrnehmung sein. Über ein Viertel der Befragten ist der Meinung, dass die IT-Systeme innerhalb des Unternehmens nicht als Komponente für die Wertsteigerung des Unternehmens betrachtet werden können. Jede zweite IT-Führungskraft ist davon überzeugt, dass die IT kein wirksames Mittel ist, um die Geschäftseinnahmen zu steigern. „IT-Führungskräfte müssen kräftig an ihren Business-Kompetenzen arbeiten. Es ist offensichtlich, dass der ideale IT-Mitarbeiter beides haben muss: technologische und unternehmerische Fähigkeiten“, so die Erfahrung von Nadolski.

„Mit Scheuklappen kann ein CIO seine Position im Unternehmen nicht mehr festigen“, bestätigt Rebetzky. Eine IT-Führungskraft brauche heute Kompetenzen für die kompletten Geschäftsprozesse seiner Firma, um beispielsweise das Engineering von Produktkomponenten in Prozesskostenanalysen zu modellieren. „Ohne dezidiertes Prozesswissen wird ein CIO zum Verwalter degradiert mit wenig rosigen Zukunftsaussichten. Wir sollten in unseren Unternehmen jedoch Gestalter sein“, fordert Rebetzky, Director Global Information der Firma Bizerba.

Das cioforum vertrete die Interessen der IT nicht zum Selbstzweck, sondern indem es die Sachlage differenziert betrachtet und Handlungsempfehlungen veröffentlicht. Sei es, um die Stellung der IT in den Unternehmen zu festigen oder Kosten im Unternehmen einzusparen. „Bizerba als Technologieunternehmen investiert kräftig in neue Produkte und Produktinnovationen. Die IT spielt hierbei eine wachsende Rolle. Es gibt fast keine Projekte mehr ohne IT. Umso mehr wollen wir die Wertsteigerung erhöhen – die Hebel dazu sind vorhanden“, erklärt IT-Interessenvertreter Rebetzky. Ein wichtiges Thema im Verband sei derzeit die Erhöhung der SAP-Wartungspreise: „Wir sehen enorme Belastungen auf die Unternehmen zukommen. Betroffen ist besonders der Mittelstand. Er hat häufig weitaus schlechtere Konditionen. Dadurch wirkt sich die Erhöhung der Wartungskosten negativ für innovative Investitionen aus. Wir werden als Verband den Druck auf SAP erhöhen, damit diese Belastungen gemildert werden“, kündigt Rebetzky an.

Studie: Kollaborieren oder kollabieren? – Organisationen im Netzwerkstress

„Von einem Ameisenhaufen können wir mehr über Organisationsformen und Prozesse lernen als durch Rechenmodelle“, postulierte der Internet-Pionier Kevin Kelly schon vor rund 15 Jahren. Die Wirtschaft ist ein komplexes, dynamisches System: Alle Ereignisse werden permanent durch das Zusammenspiel von Ordnung und Chaos, Gesetz und Zufall, Freiheit und Strukturierung beeinflusst. Rationale Berechnung zukünftiger Ereignisse, letzte Gewissheit für Voraussagen sind nicht möglich – Zukunft ist nicht berechenbar – was man an der Finanzkrise schmerzlich erkennt. Die zukünftige Gestalt von Unternehmen und Großorganisationen sollte nach Auffassung von Kelly daher folgende Eigenschaften haben: verteilt, dezentralisiert, auf Zusammenarbeit bedacht und anpassungsfähig. „Ein sehr großes globales Unternehmen, das ganz die Form eines Netzwerks annehmen würde, kann als ein System von Zellen mit jeweils einem Dutzend Personen angesehen werden, das folgendes umfasst: Kleinfabriken mit einem Dutzend Leuten, eine Zentrale mit einem Stab von zwölf Menschen, Profit Centers, die von acht Personen geleitet werden, und Zuliefererbetriebe, bei denen zehn Menschen arbeiten“, empfiehlt Kelly.

Aber wie organisiert man Netzwerke? „Die Zunahme vernetzter und kooperativer Organisationen, die man unter dem Begriff ‚Team Collaboration’ zusammen fassen kann, stellt Führungskräfte vor neue Herausforderungen“, so Karl-Heinz Land, Chairman der Düsseldorfer Beratungsfirma Mind. Das Unternehmen hat in Zusammenarbeit mit den Agenturen Wort + Welt und Projektkomplex.net die Studie „Kollaborieren oder Kollabieren? Team Collaboration in der Enterprise 2.0“ erstellt. Viele Organisationen würden unter Netzwerkstress leiden: Überforderung der Mitarbeiter, Projektverzögerungen durch „Entscheidungsstaus“ oder technische Pannen. Mangelhafte Soft- oder Hardwarekomponenten können erschwerend hinzukommen: „Die massenhafte Bearbeitung von kollaborativen und kommunikativen Aufgaben hält mittlerweile bis zu 30 Prozent des Managements von der Erledigung der wichtigsten Dinge ab“, Studienautor Sebastian Paulke, Geschäftsführer von Wort + Welt.

In einer Online-Befragung, an der über 150 Managern aus verschiedenen Wirtschaftsbranchen teilnahmen, geht die Studie der Frage nach, ob sich die aktuellen IT-Werkzeuge für die Projektarbeit eignen. Mind-Geschäftsführer Bernhard Steimel sieht seine Einschätzung durch die Umfrage-Ergebnisse bestätigt: „Wissensarbeiter fühlen sich von den ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln nicht ausreichend unterstützt: Für 84 Prozent der befragten Entscheider aus Großunternehmen und Dienstleistungsbranchen wird der Büroalltag stressiger. Die Erledigung der wichtigsten Aufgaben kommt bei 73 Prozent der Befragten zu kurz. Emails, Meetings und unwichtige Aufgaben sind die wichtigsten ‚Zeit-Killer’“. Klassische Kommunikationsplattformen wie MS Outlook, Excel oder Project eigneten sich nur eingeschränkt als Kollaborationstools.

„Auch Intranets und Wikis unterstützen nicht für alle Befragten optimal das Wissensmanagement im Unternehmen. Dokumenten-Management ist in vielen Unternehmen noch ein Fremdwort, nur jedes vierte Unternehmen setzt es ein“, fasst Steimel die Befragungsergebnisse zusammen. „Echte“ Tools für die Kollaboration wie MS Sharepoint werden nur von 29 Prozent der Befragten genutzt. Aber knapp 90 Prozent geben zu Protokoll, dass solche Tools die Zusammenarbeit verbessern könnte. „Sie sollen durch attraktive, intuitive und leicht zu bedienende Nutzerschnittstellen die Informations-, Kommunikations- und Kooperations- sowie Koordinationsprozesse entschlacken, beschleunigen und wertschöpfender gestalten“, erklärt Medienberater Stefan Simons von Projektkomplex.net. Solche Lösungen sollten das Management unterstützen, jeweils den aktuellen, „synchronen“ Projektstatus zu identifizieren, Aufgaben zu verteilen, ihre Erledigung zu verfolgen und das Geleistete zu dokumentieren.

Die Studienautoren argumentieren, dass Unternehmen zugleich neue Organisationskonzepte einführen sollten, damit die neuen Technologien ihre Wirkung voll entfalten können. Dafür sprechen vier „Megatrends“, die bereits „in voller Blüte“ stehen: Die „Demokratisierung“ der Arbeit, die wachsende Bedeutung der Verbraucher für den Unternehmenserfolg, die zunehmende Beschleunigung der Information, Kommunikation, Kooperation sowie Koordination und die sinkende Bedeutung von Unternehmen und „starren“ Organisationen für die volkswirtschaftliche Wertschöpfung. „Starre Strukturen weichen flexiblen Organisationsformen. Der Unternehmenszweck verändert sich radikal. Schon ab 2010 wird man sich mit den Themen kollektive Unternehmensintelligenz, semantische Technologien, nicht-deterministische, ereignisgetriebene Prozesse und Software basierte Antizipation von Marktentwicklungen befassen müssen“, prognostiziert Land. Das sei der eigentliche Kern der Enterprise 2.0-Philosophie. Um fit für die Zukunft zu sein, müssten Unternehmen offen für Open Source-Systemarchitekturen sein, Kompetenzen im permanenten Change Management erwerben und neue projektorientierte Arbeitsformen entwickeln. „Ohne tiefgreifende Wandlungen der Unternehmensorganisation, seiner Prozesse und seiner Kultur nutzen neue Softwaretools und Anwendungen nichts. Im Gegenteil, sie hemmen nur etablierte Betriebsabläufe und werden für die Mitarbeiter zum Stressfaktor“, bestätigt IT-Experte Lupo Pape, Geschäftsführer von SemanticEdge in Berlin.

Das werde mit der Studienthese von der „Demokratisierung der Arbeit“ gut beschrieben. „Es betrifft sowohl die Arbeit im Unternehmen als auch die Arbeit mit den Kunden. Team-Kollaboration steht gegen rigide Strukturen. Diese Dissonanz erfahren auch häufig große Weltunternehmen, die einerseits auf global einheitliche Strukturen und Prozesse setzen, andererseits aber ihre Mitarbeiter stärker ermächtigen und emanzipieren wollen. Dieser Gegensatz lässt sich nur aufheben, wenn ein irgendeiner Stelle im Unternehmen eine Trennlinie gezogen wird, zwischen globaler Dominanz und lokaler Verantwortung. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Team-Kollaboration und seine Anwendungen zu einem noch höheren internen Kommunikations- und Abstimmungsbedarf führen – und zum Zeitkiller werden“, weiß Sprachdialogexperte Pape.

Das ganze Thema sei in hohem Maße eine Frage der Unternehmenskultur. Baut die Unternehmenskultur auf einem hohen Maß an lokaler Selbständigkeit und Verantwortung auf, sei das kooperative Organisationsmodell schon inhärent vorhanden, und neue Kommunikations- und Informationsaustauschprozesse könnten alte Prozesse und Anwendungen ersetzen. „Klein- und mittelständische Unternehmen haben hier grundsätzliche Vorteile, wenn gleichzeitig eine ‚Unternehmenskultur 2.0’ vorhanden ist“, so das Fazit von Pape.