„Wie schalte ich Twitter ab?“: Wenn Marketing-Direktoren um Hilfe schreien

Der Kommunikations-Vampir

Spiegel Online hat ein sehr schönes Beispiel dokumentiert, wie die Konzern-PR im Verbund mit Social Media-Blindheit total in die Grütze gehen kann.

„Wütende Angestellte der insolventen britischen Handelskette HMV haben für einige Minuten den offiziellen Twitter-Account ihres Arbeitgebers übernommen – und ätzende Kommentare gegen die Entlassungswelle im Unternehmen in die Welt geschickt.“

Da konnte man dann einige Minuten recht eindrucksvolle Tweets lesen. Etwa:

„Eine Massenhinrichtung von loyalen Angestellten, die die Marke lieben.“

Oder den Hilferuf:

„Ich habe gerade unseren Marketing-Direktor (der übrigens seinen Job behält) sagen hören: Wie schalte ich Twitter ab?“

Die temporäre Social Media-Desorientierung hatte eine profunde Ursache: Der Twitter-Account wurde wohl von einem unbezahlten Praktikanten eingerichtet – da erklärt sich die Aussage des Marketing-Direktors.

Die Geschichte erinnert mich an meine Zeit bei o.tel.o, die ja zumindest als Marke wieder reanimiert wurde (auf den Trikots von Fortuna Düsseldorf). So glaubte der Vorstand von o.tel.o, mit dem Intranet könne man nur die Informationen streuen, die von der Kommunikationsabteilung zugelassen werden – also von meinem Team. Dabei hatten wir mit dem Produkt „Backweb“ elektronische Agenten eingeführt (1998!). Jeder Mitarbeiter legte sein eigenes Informationsmenü fest – mit externen und internen Kanälen. Mit der Agententechnologie konnte man automatisch nach bestimmten Inhalten im Intranet und Internet suchen. Dazu gehörten natürlich auch Meldungen von Presseagenturen. Trotzdem wollte der Vorstand bestimmte Nachrichten über Verkaufsgerüchte, die über eine undichte Stelle im Aufsichtsgremium an die Presse lanciert wurden, nicht ins Intranet stellen.

„Das könnte die Mitarbeiter verunsichern.“

Die elektronischen Agenten übernahmen den Job und die o.tel.o-Belegschaft war verunsichert, warum die Meldungen nicht direkt von der internen Kommunikation verbreitet und kommentiert wurden. Kleine Randnotiz. Da die Top-Manager ihr Passwort für das neu eingeführte Intranet mit Backweb nicht aktiviert hatten, konnten sie über Wochen nicht auf das neue System zugreifen. In der Mittagspause bin ich dann in die Vorstandsbüros gestiefelt und habe die Accounts aktiviert. Genutzt wurde die Plattform von den Führungskräften aber weiterhin nicht. E-Mails wurden ausgedruckt und landeten in der Tagesmappe der Büro-Assistenz. Telefon und Papier waren die vorherrschenden Kommunikationsinstrumente der Nadelstreifen-Manager mit Bömmelchen Slipper-Schuhwerk.

In einem Arbeitskreis für Unternehmenskommunikation stellte ich in Frankfurt unsere Plattform vor, mit der man ohne Filter, Sprachregelungen, Autorisierungen und Weichzeichner direkt und in Echtzeit Informationen über das Intranet organisieren konnte. Einige Teilnehmer der Runde witterten Anarchie und Revolution. Andere sahen ihren Arbeitsplatz gefährdet, weil sie ihrer Funktion als Schönredner nicht mehr nachkommen konnten. Ein Vertreter der Deutschen Bank pochte auf sein Informationsmonopol. Es wunderte mich nicht, dass in seiner Mitarbeiter-Postille der damalige Deutsche Bank-Chef Rolf Breuer grinsend mit Taktstock auf dem Titelbild prangte mit der sinnigen Bild-Unterschrift „Breuer gibt den Takt an“. Wie kreativ.

Nach der Übernahme von o.tel.o durch Mannesmann (die Verkaufsgerüchte bewahrheiteten sich also – der Vorstand von o.tel.o wollte die eigenen Leute so lange für blöd verkaufen, bis der Laden zu einem guten Preis vertickt werden konnte) reagierte die PR-Chefin von Arcor entgeistert, dass ich ihre internen Propagandafibeln als anachronistisch titulierte. Die resolute Dame hatte eine Vorliebe für Firmenjubiläen, Rätselecken und Passfotos ihres übergewichtigen Vorstandsvorsitzenden. Kommunikative Selbstorganisation über digitale Dienste würde viele Mitarbeiter überfordern. Zuviel Selbstorganisation überfordert wohl eher das Top-Management.

Studie: Kollaborieren oder kollabieren? – Organisationen im Netzwerkstress

„Von einem Ameisenhaufen können wir mehr über Organisationsformen und Prozesse lernen als durch Rechenmodelle“, postulierte der Internet-Pionier Kevin Kelly schon vor rund 15 Jahren. Die Wirtschaft ist ein komplexes, dynamisches System: Alle Ereignisse werden permanent durch das Zusammenspiel von Ordnung und Chaos, Gesetz und Zufall, Freiheit und Strukturierung beeinflusst. Rationale Berechnung zukünftiger Ereignisse, letzte Gewissheit für Voraussagen sind nicht möglich – Zukunft ist nicht berechenbar – was man an der Finanzkrise schmerzlich erkennt. Die zukünftige Gestalt von Unternehmen und Großorganisationen sollte nach Auffassung von Kelly daher folgende Eigenschaften haben: verteilt, dezentralisiert, auf Zusammenarbeit bedacht und anpassungsfähig. „Ein sehr großes globales Unternehmen, das ganz die Form eines Netzwerks annehmen würde, kann als ein System von Zellen mit jeweils einem Dutzend Personen angesehen werden, das folgendes umfasst: Kleinfabriken mit einem Dutzend Leuten, eine Zentrale mit einem Stab von zwölf Menschen, Profit Centers, die von acht Personen geleitet werden, und Zuliefererbetriebe, bei denen zehn Menschen arbeiten“, empfiehlt Kelly.

Aber wie organisiert man Netzwerke? „Die Zunahme vernetzter und kooperativer Organisationen, die man unter dem Begriff ‚Team Collaboration’ zusammen fassen kann, stellt Führungskräfte vor neue Herausforderungen“, so Karl-Heinz Land, Chairman der Düsseldorfer Beratungsfirma Mind. Das Unternehmen hat in Zusammenarbeit mit den Agenturen Wort + Welt und Projektkomplex.net die Studie „Kollaborieren oder Kollabieren? Team Collaboration in der Enterprise 2.0“ erstellt. Viele Organisationen würden unter Netzwerkstress leiden: Überforderung der Mitarbeiter, Projektverzögerungen durch „Entscheidungsstaus“ oder technische Pannen. Mangelhafte Soft- oder Hardwarekomponenten können erschwerend hinzukommen: „Die massenhafte Bearbeitung von kollaborativen und kommunikativen Aufgaben hält mittlerweile bis zu 30 Prozent des Managements von der Erledigung der wichtigsten Dinge ab“, Studienautor Sebastian Paulke, Geschäftsführer von Wort + Welt.

In einer Online-Befragung, an der über 150 Managern aus verschiedenen Wirtschaftsbranchen teilnahmen, geht die Studie der Frage nach, ob sich die aktuellen IT-Werkzeuge für die Projektarbeit eignen. Mind-Geschäftsführer Bernhard Steimel sieht seine Einschätzung durch die Umfrage-Ergebnisse bestätigt: „Wissensarbeiter fühlen sich von den ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsmitteln nicht ausreichend unterstützt: Für 84 Prozent der befragten Entscheider aus Großunternehmen und Dienstleistungsbranchen wird der Büroalltag stressiger. Die Erledigung der wichtigsten Aufgaben kommt bei 73 Prozent der Befragten zu kurz. Emails, Meetings und unwichtige Aufgaben sind die wichtigsten ‚Zeit-Killer’“. Klassische Kommunikationsplattformen wie MS Outlook, Excel oder Project eigneten sich nur eingeschränkt als Kollaborationstools.

„Auch Intranets und Wikis unterstützen nicht für alle Befragten optimal das Wissensmanagement im Unternehmen. Dokumenten-Management ist in vielen Unternehmen noch ein Fremdwort, nur jedes vierte Unternehmen setzt es ein“, fasst Steimel die Befragungsergebnisse zusammen. „Echte“ Tools für die Kollaboration wie MS Sharepoint werden nur von 29 Prozent der Befragten genutzt. Aber knapp 90 Prozent geben zu Protokoll, dass solche Tools die Zusammenarbeit verbessern könnte. „Sie sollen durch attraktive, intuitive und leicht zu bedienende Nutzerschnittstellen die Informations-, Kommunikations- und Kooperations- sowie Koordinationsprozesse entschlacken, beschleunigen und wertschöpfender gestalten“, erklärt Medienberater Stefan Simons von Projektkomplex.net. Solche Lösungen sollten das Management unterstützen, jeweils den aktuellen, „synchronen“ Projektstatus zu identifizieren, Aufgaben zu verteilen, ihre Erledigung zu verfolgen und das Geleistete zu dokumentieren.

Die Studienautoren argumentieren, dass Unternehmen zugleich neue Organisationskonzepte einführen sollten, damit die neuen Technologien ihre Wirkung voll entfalten können. Dafür sprechen vier „Megatrends“, die bereits „in voller Blüte“ stehen: Die „Demokratisierung“ der Arbeit, die wachsende Bedeutung der Verbraucher für den Unternehmenserfolg, die zunehmende Beschleunigung der Information, Kommunikation, Kooperation sowie Koordination und die sinkende Bedeutung von Unternehmen und „starren“ Organisationen für die volkswirtschaftliche Wertschöpfung. „Starre Strukturen weichen flexiblen Organisationsformen. Der Unternehmenszweck verändert sich radikal. Schon ab 2010 wird man sich mit den Themen kollektive Unternehmensintelligenz, semantische Technologien, nicht-deterministische, ereignisgetriebene Prozesse und Software basierte Antizipation von Marktentwicklungen befassen müssen“, prognostiziert Land. Das sei der eigentliche Kern der Enterprise 2.0-Philosophie. Um fit für die Zukunft zu sein, müssten Unternehmen offen für Open Source-Systemarchitekturen sein, Kompetenzen im permanenten Change Management erwerben und neue projektorientierte Arbeitsformen entwickeln. „Ohne tiefgreifende Wandlungen der Unternehmensorganisation, seiner Prozesse und seiner Kultur nutzen neue Softwaretools und Anwendungen nichts. Im Gegenteil, sie hemmen nur etablierte Betriebsabläufe und werden für die Mitarbeiter zum Stressfaktor“, bestätigt IT-Experte Lupo Pape, Geschäftsführer von SemanticEdge in Berlin.

Das werde mit der Studienthese von der „Demokratisierung der Arbeit“ gut beschrieben. „Es betrifft sowohl die Arbeit im Unternehmen als auch die Arbeit mit den Kunden. Team-Kollaboration steht gegen rigide Strukturen. Diese Dissonanz erfahren auch häufig große Weltunternehmen, die einerseits auf global einheitliche Strukturen und Prozesse setzen, andererseits aber ihre Mitarbeiter stärker ermächtigen und emanzipieren wollen. Dieser Gegensatz lässt sich nur aufheben, wenn ein irgendeiner Stelle im Unternehmen eine Trennlinie gezogen wird, zwischen globaler Dominanz und lokaler Verantwortung. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Team-Kollaboration und seine Anwendungen zu einem noch höheren internen Kommunikations- und Abstimmungsbedarf führen – und zum Zeitkiller werden“, weiß Sprachdialogexperte Pape.

Das ganze Thema sei in hohem Maße eine Frage der Unternehmenskultur. Baut die Unternehmenskultur auf einem hohen Maß an lokaler Selbständigkeit und Verantwortung auf, sei das kooperative Organisationsmodell schon inhärent vorhanden, und neue Kommunikations- und Informationsaustauschprozesse könnten alte Prozesse und Anwendungen ersetzen. „Klein- und mittelständische Unternehmen haben hier grundsätzliche Vorteile, wenn gleichzeitig eine ‚Unternehmenskultur 2.0’ vorhanden ist“, so das Fazit von Pape.