Klassische Rationalisierungsverfahren in Beschaffung und Vertrieb stützen sich in der Regel auf das so genannte Pareto-Prinzip: Mit zwanzig Prozent des gesamten Aufwands werden achtzig Prozent des gesamten Ergebnisses erzielt. Die 80:20- Regel wurde vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto entdeckt und wird nahezu in allen Wirtschaftsfragen angewendet. Mit einer Konzentration auf die besten Kunden oder Lieferanten könne man demnach das Kosten-Nutzen-Verhältnis optimieren, so die gängige Lehrmeinung. Digitale Geschäftsmodelle ermöglichen allerdings das genaue Gegenteil: Wenn die Kosten für eine Transaktion gegen null tendiert, könne es profitabel sein, auch Klein- und Kleinstkunden mit Nischenprodukten zu bedienen. Wired-Chefredakteur Chris Anderson prägte dafür den Begriff „Long Tail“.
Das gilt beispielsweise für die elektronische Auftragsabwicklung, mit der man wesentlich kleinere Bestellmengen als früher lukrativ macht, so die Überzeugung von Jan Westerbarkey, geschäftsführender Gesellschafter der Westa-Gruppe, die sich auf die Herstellung flexibler Rohre spezialisiert hat. Vorteile sieht er nicht nur für sein eigenes Unternehmen, sondern auch für Kunden: „Natürlich werden eingesparte Transaktionskosten an den Kunden weitergereicht oder in zusätzlichen Kundenservice investiert“, schreibt Westerbarkey in einem Namensbeitrag für das Schweizer Magazin GDI IMPULS. Die unternehmensübergreifende elektronische Verknüpfung der IT-Systeme beziehe die gesamte Lieferkette mit ein. „Wir erfahren, welchen Bedarf im Handel besteht, und unsere Lieferanten erfahren, welcher Bedarf bei uns besteht“. Aus einer Holschuld bei Bestellungen, werde eine Bringschuld. Sobald im Lager seiner mittelständischen Firma ein vorgegebener Schwellenwert für Aluminiumband unterschritten wird, werden alle potenziellen Lieferanten automatisch über Produktspezifikationen, Bandbreiten für Liefermenge und Lieferzeitpunkt in Kenntnis gesetzt. Alle Wettbewerber verfügen über die notwendigen Informationen, um ein Angebot abzugeben. Als Standard für die Automatisierung setzt Westerbarkey auf Electronic Data Interchange (EDI).
Der Beschaffungsprozess werde häufig nicht im restlichen Einkaufsprozess integriert, weiß Udo Nadolski, Geschäftsführer des Düsseldorfer IT-Beratungshauses Harvey Nash. Gleichzeitig laste auf den Einkäufern und Fachabteilungen ein immenser Kostendruck. „Durch eine gezielte Analyse und Optimierung der gesamten Abläufe und Standards eines Unternehmens sind enorme Kostenreduktionen möglich“, bestätigt der Harvey Nash-Chef. 
Deshalb setzt auch die Bundesregierung auf internetbasierte Bestell- und Lieferprozesse. „Die Vergabeplattform des Bundes ‚e-Vergabe’ und die Bestellplattform ‚Kaufhaus des Bundes’ bieten mit hoher Verfügbarkeit standardisierte Kommunikation und Rechtssicherheit. Mit unseren elektronischen Einkaufssystemen verfügen wir über modernste Schnittstellen zwischen öffentlicher Hand und Wirtschaft“, erläutert Klaus-Peter Tiedtke, Direktor des Beschaffungsamtes des Bundesinnenministeriums. Die Prozesse beim Einkauf der Bundesverwaltung werden verschlankt, sparen Ressourcen und minimieren die Kosten für alle Beteiligten.
