Interviewvorbereitung: Transformation bei Finanzen – Sascha Enderle – Director Digital Finance & Transformation, EnBW. Vorbericht zum SAP Training Forum 2023 in Walldorf am 22. Juni.
Durchdachtes Enablement der Endanwender.
Neue Trends und Erfahrungen tauschen Verantwortliche für Training und Change Management von SAP, Partner und zahlreichen Kundenunternehmen regelmäßig in der SAP Training und Change Community aus.
Erläuterungen von Thomas Jenewein im Newsletter von SAP:
Erfahrungen aus der Community: Was funktioniert bei Schulungen für SAP-Enduser wirklich?
Neue Trends und Erfahrungen tauschen Verantwortliche für Training und Change Management von SAP, Partner und zahlreichen Kundenunternehmen regelmäßig in der SAP Training und Change Community aus. Worin sehen sie aktuell die wichtigsten Faktoren für ein gelungenes Enduser Enablement? Was sind die Dos and Dont’s?
Mit diesen Themen beschäftigt sich Mareike Muth seit Jahren. Als Leiterin des Wissensmanagements bei Mewa, Europas Branchenführer im Textil-Management, hat sie unter anderem SAP Enable Now und diverse SAP-SuccessFactors-Module eingeführt und in einer Vielzahl von Projekten klare Erfolgsfaktoren identifiziert. In der Diskussion darüber sind gemeinsam mit der Community nützliche Empfehlungen entstanden:
1. Vermeintlich simpel, oft unterschätzt: das Zeitmanagement
Schnell eine Demo gezeigt, fertig. „Jetzt ist ja alles klar“, denkt sich der Trainer und überlässt die Anwender sich selbst. Das Szenario zeigt überzogen, was häufig vorkommt: Software-Schulungen werden als Frontalbeschallung missverstanden, am besten noch „zwischendurch“, während des Tagesgeschäfts. Das geht schnell, ist aber nicht effektiv. Laut Muth brauche es etwa 15 Minuten, um einen fünfminütigen Prozess gut zu erklären. Und dann kämen noch einmal zehn Minuten hinzu, in denen die Nutzer das Gehörte in einer geprüften IT-Umgebung selbst nachvollziehen – angeleitet und begleitet von einem Fachkollegen.
Wichtig ist aber nicht nur der Umfang der Schulung, sondern auch der Zeitpunkt. Weil sich Projektpläne verschieben, werden Testing- und Schulungsphase häufig zusammengelegt. Am Ende bedeutet das oft doppelte Arbeit, da sich Prozesse noch ändern oder das Erlernte zum Go-live schon gar nicht mehr präsent ist. Fazit: Von Experten geführte Veranstaltungen müssen richtig terminiert werden, Lernangebote jederzeit auf Abruf zum Selbststudium zur Verfügung stehen.
2. Nach der Schulung ist vor der Anwendung: die Wissensdatenbank
Ein effektives Enduser Enablement braucht eine Wissensdatenbank, in der Lerninhalte zentral hinterlegt sind. Das kann ein umfassendes Lernmanagementsystem sein – oder auch nur ein Wiki. Der Knackpunkt ist: Eine Person oder ein Team muss fest für die Pflege der Datenbank verantwortlich sein. Denn „Karteileichen“ erschweren die Suche nach dem relevanten Wissen. Wenn zudem Informationen in der Datenbank veralten, merken das die Nutzenden Es spricht sich herum. Und am Ende schaut niemand mehr rein, selbst wenn die Datenbank dann doch einmal aktualisiert worden ist. Die Inhalte der Datenbank sollten von Teams aufgesetzt werden, die den Fokus weniger auf Software-Features legen, sondern mehr den Nutzen und die Anwendung hervorheben und dabei insbesondere auf die Didaktik achten.
In-App-Hilfen können die Wissensdatenbank hervorragend mit den Anwendungen selbst verbinden. Der Service SAP Companion für SAP Enable Now etwa blendet kontextbezogen Hilfestellungen ein, die vorher zentral gepflegt wurden.
3. Das Warum und das Wie erklären: Expertennetzwerke
Ein Thema diskutierten die Trainingsverantwortlichen zuletzt besonders intensiv: den Aufbau interner Expertennetzwerke. Für ein effektives Enduser Enablement brauche es neben den Key-Usern als zentrale Ansprechpartner für Mitarbeitende auch einen Change Agent. In der Praxis ist seine Rolle eine völlig andere als die des Key-Users und vor allem zu Projektbeginn entscheidend. Er erklärt Ziele und Zusammenhänge, das Warum hinter der neuen Software. Er motiviert und begleitet. Das setzt eine hohe intrinsische Motivation voraus: Der Change Agent muss von Beginn an ein Befürworter des Projekts sein und seine Begeisterung auch teilen wollen. Key-User hingegen sind im gesamten Prozess wichtig und greifen gerade auch dann noch unter die Arme, wenn das System bereits läuft. Sowohl Key-User als auch der Change Agent müssen dafür ein entsprechendes Mandat, also auch die nötige Zeit erhalten, so die einhellige Meinung aus der Community.
Siehe auch:
