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In einer sich rasch wandelnden Welt des digitalen Projektmanagements ist die Fähigkeit zur Innovation und Anpassung entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Diese Notwendigkeit war der zentrale Fokus eines Roundtable-Gesprächs, an dem Professor Lutz Becker von der Hochschule Fresenius und Thomas Schlereth, CEO bei Can Do, teilnahmen. Unter dem Motto von Schlereth „Das Ende von Fehlplanungen im Projektmanagement“ wurde intensiv über die Bedeutung von Echtzeitinformationen, die Nutzung von Gamification und die kulturellen Herausforderungen in deutschen Unternehmen diskutiert.

Echtzeitmanagement und Gamification

Thomas Schlereth hat früh begonnen, Gaming-Elemente in seine Software zu integrieren. Er betonte: „Wir reden ja bei uns von Projekten von Industrieprojekten, dass ich im laufenden Projekt kurzfristig minimal korrigierend eingreife.“ Diese Methode sei ein alter Hut, da ein guter Projektmanager ein Projekt gut planen und extrem genau verfolgen müsse. Schlereth erklärte: „Ein Projektleiter, der einmal im Monat in seinen Projektplan schaut, sollte eigentlich einen anderen Beruf ausführen.“

Schlereth unterstrich die Bedeutung von Echtzeit-Coaching und führte aus, dass bei Can Do keine monatlichen Projektmeetings stattfinden. Stattdessen wird die Projektsituation in Echtzeit überwacht, ähnlich wie ein Fußballtrainer am Spielfeldrand seine Mannschaft coacht. „Für mich ist nicht wirklich interessant, was letzte Woche gelaufen ist, sondern wie läuft es genau jetzt und was wird in den nächsten wenigen Tagen passieren,“ sagte Schlereth.

Technologische Vergreisung und mangelnde Kompetenz

Professor Lutz Becker sprach von der technologischen Vergreisung in Deutschland und der mangelhaften Kompetenz der Führungskräfte. „Wir vergreisen nicht nur als Gesellschaft, sondern wir vergreisen auch technologisch,“ so Becker. Er hob hervor, dass ältere Mitarbeiter oft auf bewährte Methoden setzen, während jüngere Mitarbeiter neue Technologien bevorzugen. „Junge Menschen haben wir experimentiert,“ erinnerte sich Becker und wies darauf hin, dass viele Manager unfähig seien, neue Technologien zu adaptieren. „Teilweise völlig unfähige Manager,“ betonte Becker, „die vielleicht noch Excel können.“

Thomas Schlereth ergänzte: „Wir sind bei der Nutzung von IT in Deutschland nicht unter den allerersten fünf.“ Er erklärte, dass viele Unternehmen noch immer in alten Zeitzyklen arbeiten und dass dies nicht mehr dem Stand der Technik entspreche. „Monatsabschluss, wöchentliche Jourfixe, der monatliche Projektstatusbericht – das ist von früher,“ sagte Schlereth und betonte die Notwendigkeit einer Kultur des ständigen Verbesserungsprozesses.

Neue Arbeitsweisen und Echtzeitinformationen

Die Diskussion verdeutlichte, dass die Nutzung moderner Computersysteme und Echtzeitinformationen entscheidend für den Erfolg von Projekten ist. Schlereth erklärte: „Unsere Software ist Echtzeit. Wenn um 8:30 Uhr der Kollege anruft und sagt, er ist krank, dann ist das 0,5 Sekunden später in allen Projekten sichtbar und die Projektleiter können sofort eingreifen.“ 

Becker fügte hinzu, dass viele Unternehmen ihre Schulungen und Arbeitsprozesse ändern müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. „Wir machen Learning Nuggets, das sind absolute Minivideos, die weniger als 10 Sekunden dauern,“ erklärte er.

Die Diskussion zwischen Professor Lutz Becker und Thomas Schlereth zeigt, dass deutsche Unternehmen erhebliche Veränderungen in ihrer Arbeitsweise und Technologieakzeptanz benötigen, um in der globalen Wirtschaft erfolgreich zu sein.„Der typische Satz ist ja: Wenn ich das gewusst hätte, dann hätte ich. Das ist ein Klick“, so Schlereth. 

Becker warnte vor den Risiken der technologischen Vergreisung und betonte die Notwendigkeit einer modernen Fehlerkultur und einer schnelleren Anpassung an neue Technologien. „Die Unternehmen müssen jetzt was ändern und zwar zackig,“ so Schlereth abschließend.

Praxisbeispiel: 

Echtzeit-Hilfestellung
für Anwender

Ein praktisches Beispiel für den Echtzeiteinsatz in Unternehmen ist die Einführung einer Chat-Funktion, über die Anwender Fragen stellen können und in Echtzeit Antworten erhalten. 

Schlereth erläutert: „Der Anwender kann eine Frage in die Software chatten und sollte innerhalb von 30 Sekunden eine Antwort bekommen, entweder von uns oder von einer KI.“

Dieses Modell ähnelt dem Ingame-Coaching, bei dem sofortige Rückmeldungen und Anpassungen erfolgen. Es zeigt, wie wichtig es ist, Mitarbeitenden bei Problemen sofortige Unterstützung zu bieten, um den Lern- und Arbeitsprozess nicht zu unterbrechen.

Generationsunterschiede und
Echtzeit-Performance

Ein interessantes Thema war auch der Unterschied zwischen verschiedenen Generationen im Umgang mit Echtzeitinformationen und digitalen Tools. Jüngere Mitarbeitende, die sogenannten Digital Natives, sind es gewohnt, sofortige Rückmeldungen zu erhalten und mit intuitiven Benutzeroberflächen zu arbeiten. „Die jüngeren Kollegen erwarten eine sofortige Reaktion und dass es digital abgebildet wird“, erklärt Schlereth. Im Gegensatz dazu tun sich ältere Generationen oft schwerer mit der Anpassung an diese neuen Arbeitsweisen.

Permanente Verbesserungskultur

Ein zentrales Thema war die Notwendigkeit einer permanenten Verbesserungskultur in Unternehmen. „Ein Unternehmen muss ständig an Verbesserungen arbeiten und jede neue Idee einer Verbesserung positiv angehen“, betont Schlereth. 

Es sei wichtig, eine Kultur zu schaffen, in der Veränderungen nicht als Bedrohung, sondern als Chance gesehen werden. Dies erfordert ein Umdenken und die Bereitschaft, Neues auszuprobieren und Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Technologische Entwicklung und Anpassung

Die rasante Entwicklung der Technologie stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Schlereth hebt hervor, dass die IT-Technologie im Jahr 2024 eine völlig andere Bedeutung hat als noch vor 20 Jahren. „Die Technologie verändert sich rasant, und Unternehmen müssen schneller sein als die Entwickler, um nicht den Anschluss zu verlieren.“

Besonders im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) sehen Schlereth und Becker großes Potenzial. Schlereth berichtet von der Zusammenarbeit mit Amazon zur Entwicklung einer KI, die in Echtzeit auf Projektänderungen reagiert und sofortige Rückmeldungen geben kann. „Die KI verbessert sich praktisch wöchentlich und hilft uns, unsere Prozesse effizienter zu gestalten.“

Kostenproblem und Bürokratieabbau

Ein weiterer Diskussionspunkt war das Kostenproblem und der Abbau von Bürokratie in Unternehmen.

Schlereth kritisiert die unnötige Bürokratie, die in vielen Unternehmen vorherrscht: „Die Unternehmen haben Kosten für eine unnötige, über Jahre gewachsene Bürokratie, die nichts dem Endkunden oder dem Produkt bringt.“

Ein Beispiel für den erfolgreichen Abbau von Bürokratie ist die Implementierung von End-to-End-Prozessen in den baltischen Staaten, wo digitale Prozesse effizient und nahtlos ablaufen. „Das ist das Verständnis von echter Digitalisierung“, sagt Schlereth. In Deutschland hingegen sei man oft noch weit davon entfernt.

Herausforderungen und Chancen

Die Diskussion verdeutlichte auch die kulturellen Herausforderungen, die deutsche Unternehmen bewältigen müssen, um in einer globalisierten und digitalisierten Welt erfolgreich zu sein.
Becker und Schlereth sind sich einig, dass ein Umdenken und eine Veränderung der Unternehmenskultur notwendig sind, um mit den technologischen Entwicklungen Schritt zu halten.

Schlereth schließt mit einem optimistischen Ausblick: „Wir müssen mutig sein und neue Technologien und Methoden ausprobieren. Die Veränderungen werden kommen, und wir müssen bereit sein, sie zu nutzen.“ Becker ergänzt: „Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, wenn wir sie richtig angehen und die richtigen Entscheidungen treffen.“

Das Roundtable-Gespräch mit Professor Lutz Becker und Thomas Schlereth zeigt eindrucksvoll, wie wichtig Innovation und Anpassungsfähigkeit im digitalen Projektmanagement sind.

Echtzeitinformationen, Gamification und eine permanente Verbesserungskultur sind entscheidende Faktoren, um den Herausforderungen der digitalen Transformation zu begegnen.

Durch die Integration moderner Technologien und die Bereitschaft zur Veränderung können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und sich erfolgreich an die sich ständig wandelnden Anforderungen der Geschäftswelt anpassen.

Dann folgt noch ein Exkurs zur E-Akte in diesem Kapitel.

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