In vielen Organisationen ist der Besprechungsraum noch immer ein Ort, an dem man sich trifft – nicht ein Ort, an dem man vorankommt. Genau an dieser Stelle setzen zwei Stimmen aus dem Smarter-Service-Umfeld an: Benjamin Springub von der KOMI Group und Samir Ayoub, CEO von designfunktion. Beide argumentieren aus unterschiedlichen Perspektiven, aber mit der gleichen Diagnose: Der Raum ist kein Hintergrund. Er ist ein System. Und dieses System ist in erstaunlich vielen Unternehmen und Verwaltungen noch nicht sauber eingestellt.
Nicht zehn Screens, sondern ein Konzept
Springub beschreibt das Problem mit dem Blick des Praktikers: Wer Räume aus dem Katalog heraus bestückt, kauft sich keine Wirkung. „Das fängt faktisch im Design der Räume an“, sagt er – und warnt vor der reflexhaften Lösung, einfach „jeden Screen zehnmal“ zu bestellen und überall zu montieren. Entscheidend sei, „was gibt der Raum her“, inklusive Ton, Akustik und Nutzungsszenario.
Aus seiner Sicht sind es nicht die großen Innovationsdebatten, die den Alltag zäh machen, sondern die kleinen Reibungsverluste: Technik, die von Raum zu Raum anders ist, Bedienlogik, die niemand mehr nachvollzieht, Geräte, die „verschwinden“, weil sie von Raum zu Raum wandern. Solche Details summieren sich zu Zeitverlust – und Zeitverlust ist die teuerste Meeting-Währung.
Der Raum als Ganzes: Technik, Licht, Akustik, Möblierung
Ayoub geht einen Schritt weiter und fasst es als Gestaltungsaufgabe: Medientechnik, Akustik, Licht und Innenarchitektur müssten „ein Ganzes“ bilden, erst dann entstünden „gute Arbeitsrahmenbedingungen und damit auch gute Arbeitsergebnisse“.
Wichtig ist dabei: Es geht nicht nur um hybride Konstellationen. Ayoub zieht die Linie ausdrücklich zu klassischen Präsentations- und Kommunikationssituationen: In mittleren und großen Präsentationsräumen müsse man sicherstellen, dass man „in den hinteren Reihen gut zuhören“ und Inhalte gut erkennen kann – und dass Blick, Distanz, Bildschirmgröße und Sprachverständlichkeit zusammenpassen.
Workshops, Konferenzraum, Townhall: Jeder Modus hat andere Regeln
Ayoub unterscheidet Szenarien, die in vielen Unternehmen in denselben Raum gepresst werden: frontale Präsentation, kollaborative Formate, agile Workshops. Diese Modi bräuchten unterschiedliche Raum-Setups – andere Möblierung, andere Mikrofonie, andere Lichtführung, andere akustische Maßnahmen. Und manchmal sogar gegensätzliche akustische Ziele: In großen Townhalls oder Konferenzsälen gehe es eher darum, Sprache „sauber bis hinten“ zu transportieren; dann könnten Oberflächen weniger absorbierend sein als in einem kleineren Konferenzraum, in dem Nachhall reduziert werden soll.
Der entscheidende Punkt: Wer „Raum“ nur als Quadratmeter betrachtet, wird ihn überfordern – weil er gleichzeitig Besprechungszimmer, Workshop-Labor, Lernraum und Präsentationsbühne sein soll.
Gegenlicht ist keine Stilfrage, sondern Physik
Zu den häufigsten Fehlern zählt Ayoub ganz banal das Licht: „Hauptfehler Nummer eins“ sei Gegenlicht oder „Fenster im Rücken“. Das sei „ein Stückchen Physik“, werde aber „inflationär oft“ falsch gemacht. Wenn die Blickrichtung nicht zur Fensterseite passt, wird das Bild dunkel – unabhängig von Kamera, Software oder gutem Willen.
Damit rückt ein oft unterschätztes Thema nach vorn: Raumqualität beginnt nicht bei der Technik, sondern bei den Rahmenbedingungen, die Technik überhaupt erst wirken lassen.
50 bis 75 Prozent Nachholbedarf
Wie groß der Rückstand ist, beziffert Ayoub vorsichtig, aber deutlich: Um „auf ein gutes Niveau“ zu kommen – nicht High-End, aber wirksam – hätten „50 bis 75 Prozent“ der Organisationen Nachholbedarf und müssten investieren.
Diese Zahl passt zu dem, was Springub indirekt beschreibt: Wenn Räume nicht standardisiert, nicht durchdacht und nicht als Gesamtsystem betrieben werden, entsteht eine Meeting-Ökonomie aus Störungen, Umwegen und verlorener Aufmerksamkeit.
Vom Besprechungsraum zum Entscheidungs- und Begegnungsraum
Vom Besprechungsraum zum Entscheidungs- und Begegnungsraum, so könnte man die Hausaufgabe für viele Unternehmen und Behörden skizzieren. Es gehe nach Erfahrungen von Ayoub darum, dass „wirklich relevante Dinge“ passieren – und nicht nur Termine abgearbeitet werden. Am Ende müsse für alle das Gefühl stehen: „Es hat sich gelohnt.“ Technik und Raum hätten darauf „großen Einfluss“.
Springub formuliert das komplementär: Gute Medien- und Audio-Video-Konferenztechnik sei der Schlüssel, damit Meetings nicht an Distanz, Raumgefühl und fehlender Teilhabe scheitern – „räumlich getrennt, aber trotzdem alle da“. Entscheidend ist: nicht das Gerät, sondern die Erfahrung, die es ermöglicht.
Unterm Strich ist die Botschaft beider Gespräche eindeutig: Die Transformation der Arbeit scheitert selten am fehlenden Tool. Sie scheitert erstaunlich oft an Akustik, Licht, Bedienlogik, Blickachsen – und daran, dass Räume für alles da sein sollen, aber für nichts wirklich gut.