In einer Welt, in der Fachkräftemangel, steigende Energiepreise und komplexe Lieferketten den Alltag des industriellen Anlagenbaus und der technischen Instandhaltung prägen, tritt ein weiteres, oft unterschätztes Hindernis zutage: die Bürokratie. Dokumentenmanagement, insbesondere auf europäischen Baustellen, wo Mitarbeiter verschiedenster Nationalitäten zusammentreffen, stellt eine erhebliche Herausforderung dar. Der Umgang mit Papierdokumenten und die Einholung nötiger Unterschriften – eine zeitaufwendige Aufgabe, verschärft durch sprachbarrierenbedingte Schwierigkeiten.
Die Herausforderung: Zeitfresser Dokumentenmanagement
Für die HIM GmbH bedeutete „Dokumentenmanagement“ bislang einen signifikanten Zeitverlust. Die Mitarbeiter, überwiegend auf der Baustelle und nicht am Schreibtisch tätig, waren schwer erreichbar für die bürokratische Erfassung. Die Lösung? Eine mehrsprachige Mitarbeiter-App, deren Entwicklung durch Fördermittel finanziell unterstützt wurde.
Förderung durch „Schubkraft“
„Schubkraft“, ein Programm der Deutschen Telekom, zielt darauf ab, Unternehmen bei der Digitalisierung zu unterstützen und den Zugang zu öffentlichen Fördermitteln zu erleichtern. Für die HIM GmbH erwies sich dies als entscheidender Faktor, um die App realisieren zu können. Das Förderprogramm „Digitalbonus Bayern“ ermöglichte eine Kostenübernahme von 50%.
Die App-Lösung: Kommunikation ohne Barrieren
Die schlussendlich implementierte App-Version nutzt DeepL für die Übersetzung und integriert eine Signing-Funktion von Smartscribe. Dies ermöglicht eine effiziente Kommunikation und Dokumentenverwaltung über Sprachgrenzen hinweg, direkt auf den Smartphones der Mitarbeiter. Unterschriften für Dokumente wie Arbeitskleidungsempfangsbestätigungen können nun digital und DSGVO-konform geleistet werden, ein wesentlicher Fortschritt gegenüber dem vorherigen, papierbasierten Verfahren.
Ein Gewinn für alle Beteiligten
Die Vorteile sind vielfältig: Neben dem deutlichen Tempogewinn und der Reduzierung von Papierverbrauch trägt die App zur Verbesserung des Nachhaltigkeitsprofils der Firma bei. Sie steht exemplarisch für einen gelungenen digitalen Transformationsprozess im mittelständischen Sektor und zeigt, dass umfassende Digitalisierungsprojekte dank öffentlicher Förderung realisierbar und finanzierbar sind.
Das Beispiel der HIM GmbH motiviert andere Unternehmen, ähnliche digitale Wege zu beschreiten, um effizienter, moderner und nachhaltiger zu arbeiten. Die Kombination aus innovativer Technologie und öffentlicher Förderung beweist eindrucksvoll, dass die digitale Transformation nicht nur großen Konzernen vorbehalten ist, sondern auch im Mittelstand maßgebliche Verbesserungen bewirken kann.
