Schafft der öffentliche Dienst, schaffen Krankenkassen, Rentenversicherung, Finanzamt, Bund, Länder und Kommunen wirklich den Weg zum digitalen Staat ohne Medienbrüche, ohne Brief-Orgien, ohne Papierfluten, ohne sinnlose Mehrfachabfragen von Daten, die in der Verwaltung längst vorhanden sind und direkt ausgewertet werden können für die Berechnung von Abgaben und dergleichen?
Bei der Einführung der eAkte in Bundesbehörden beschleichen mich leise Zweifel, ob das wirklich gelingt oder Prozesse, die man von Umlaufmappen, Ordnern und verstaubten Archiven kennt, einfach von analog auf digital geschaltet werden.
So soll es wohl Einschränkungen geben beim Einsatz der eAkte, was automatisch wieder zu weiteren Silo-Systemen führen würde. Dazu befragte ich den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI). Antwort:
„Die Art und Weise, wie die e-Akte Bund von den jeweiligen Stellen des Bundes eingesetzt wird, kann variieren, da der Einsatz der e-Akte immer im Rahmen der jeweiligen Organisation und Arbeitsprozesse erfolgt, die sich von Haus zu Haus unterscheiden. Die einsetzende Stelle ist der datenschutzrechtlich Verantwortliche. Allgemeine Vorgaben dazu gibt es nicht, die Anforderungen des Datenschutzes müssen aber in jedem Fall berücksichtigt werden. Die e-Akte Bund stellt dafür entsprechende Mechanismen zur Verfügung (Rechte- / Rollenkonzept etc.). Die e-Akte Bund ist für die Verarbeitung von eingestuften Dokumenten bis VS-NfD vorgesehen. Die dafür umgesetzten Sicherheitsmaßnahmen dienen in der Regel auch der Sicherheit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in der e-Akte. Dabei ist die e-Akte Bund nicht für die Verarbeitung von Personalakten vorgesehen. Der BfDI empfiehlt den Verantwortlichen im Bereich der Bundesverwaltung, im Rahmen der Migration zur e-Akte Bund eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchzuführen, um gegebenenfalls notwendige zusätzliche technisch-organisatorische Maßnahmen für das konkrete Anwendungsszenario zu identifizieren. Bei der Durchführung einer DSFA kann der BfDI ebenfalls unterstützen“, sagt die Sprecherin Wenke Kant vom BfDI gegenüber ichsagmal.com.
Die permanenten Testläufe für die eAkte in den Bundesbehörden verheißen nichts Gutes für den Digitalen Staat. Wenn schon von der Notwendigkeit einer Datenschutz-Folgenabschätzung gesprochen wird und die Organisation von Haus zu Haus unterschiedlich betrieben wird, entsteht wieder ein undurchsichtiger Shit-in-Shit-out-Dschungel mit einem Anwachsen des Bürokratismus. Da bekommt der Nationale Normenkontrollrat wieder Arbeitsaufträge, die in aktionistischer Manier dann in Veröffentlichungsfluten münde. An der Ursache der digitalen Inkompetenz des Bundes im Einflussbereich von Verwaltungsjuristen ändert sich nichts. Hinter dem gesamten Bund-Online-Desaster liegt eine antiquierte Idee von Dateien und Verzeichnissen. Das Desktop-Interface wird nach wie vor nach dem Vorbild des Büroschreibtischs entwickelt: Man sitzt an einem Tisch mit Akten, und es gibt Schubladen und Ordner, in die man sie ablegt. „Die Idee, dass wir jedem Dokument einen Namen geben sollen, ist schlicht lachhaft. Wenn Sie drei Hunde haben, ist das sinnvoll. Besitzen Sie aber 10.000 Schafe, ist es Irrsinn“, bemängelt der Informativer David Gelernter.
Informationen sollten zeitlich strukturiert werden und nicht mehr räumlich in Ordnern. So korrespondiert die Anordnung der Information mit den Ereignissen des Lebens. „Unser erstes Dokument ist die elektronische Geburtsurkunde, und jedes Dokument, das hinzukommt, wird chronologisch bis zur Gegenwart eingeordnet“, so Gelernter. Dabei spiele es keine Rolle, ob es sich um E-Mails, Fotos, MP3s oder pdfs handelt. Dateien müsse man dann nicht mehr mit Namen bezeichnen, da sie sich selbstständig nach Inhalten, Stichworten, Ort und Zeit vernetzen. Ordner werden überflüssig.
Zudem kann man lernende elektronische Assistenten etablieren, die das Verhalten des Nutzers antizipieren und Dinge automatisch organisieren. Wichtig ist es vor allem, mir Informationen dann zur Verfügung zu stellen, wenn ich sie benötige. Nicht vorher, nicht nachher. Ich werde jetzt nichts zu den Firmen sagen, die vom Bund für die Programmierung von eAkten und dergleichen beauftragt werden. Sonst bekomme ich noch Abmahnungen von den IT-Aktenknecht-Gichtlingen. Schaut halt mal bei Google nach, wer so alles über das Beschaffungsamt des BMI zum Zuge kommt.