Die Digitalisierung der Personalarbeit ist in vielen Unternehmen offiziell längst erledigt. Das System ist eingeführt, die Stammdaten sind gepflegt, die Prozesse sind beschrieben, die Oberfläche sieht ordentlich aus. SAP läuft, SuccessFactors ist angeschlossen, die Projektfolien wurden archiviert, der Lenkungskreis hat irgendwann erleichtert genickt. Und doch sitzt in der Personalabteilung jemand vor einer Word-Vorlage, kopiert Daten aus einer Maske, ergänzt eine Excel-Liste, sucht ein Dokument, prüft eine Unterschrift, schreibt ein Zeugnis, legt eine Datei ab und fragt sich nach dem fünften Systemwechsel, warum sich digitale Arbeit noch immer so analog anfühlt.
Genau an dieser Bruchstelle setzte Pascal Bivi von der xft GmbH auf der Zukunft Personal Süd an. Seine Session trug den treffenden Titel „Zwischen SAP-System und HR-Realität: Wo Digitalisierung steckenbleibt“. Der Satz enthält bereits die Diagnose: Das Problem liegt nicht unbedingt im großen System. Es liegt im Dazwischen. In den Übergängen, Sonderfällen, Formularen, Freigaben, Akten, Zeugnissen, Unterschriften, Rückfragen und Nebenwegen, aus denen der Alltag der Personalarbeit besteht.
Die Digitalisierung hat eine Vorderseite und eine Rückseite
Die Vorderseite der Digitalisierung zeigt gepflegte Oberflächen, Prozesslandkarten und Systemnamen. Die Rückseite besteht aus Copy-and-paste, Ablageordnern, Excel-Tabellen, E-Mail-Schleifen und Papier. Bivi nannte das auf der Bühne ein „Quartett der Unzulänglichkeit“: Word-Vorlagen, Excel-Tabellen, zusammengeschusterte Software und Papier. Besonders schön war seine Formulierung, Papier sei dann im Einsatz, „wenn Digitalisierung mal Urlaub macht“. Diese kleine Pointe sitzt, weil sie nicht bloß witzig ist. Sie beschreibt eine Wirklichkeit, die in vielen Unternehmen überlebt hat, obwohl sie offiziell längst abgeschafft wurde.
Die Paradoxie besteht darin, dass gerade große, leistungsfähige Systeme häufig an den kleinen Stellen ausfransen. Ein SAP-System kann Stammdaten halten, Berechtigungen steuern, Prozesse strukturieren und die zentrale Wahrheit des Unternehmens abbilden. Doch der Personalalltag verlangt mehr als Systemtreue. Er verlangt Dokumente, die automatisch entstehen, Akten, die sich sauber füllen, Zeugnisse, die rechtssicher formuliert werden, Unterschriften, die ohne Papierlauf funktionieren, Prozesse, die über mehrere Systeme hinweg nachvollziehbar bleiben. Der Standard deckt vieles ab. Aber er deckt selten alles ab, was eine Personalabteilung täglich tatsächlich tut.
Der Medienbruch ist der wahre Feind
In der Sprache der Digitalisierung klingt „Medienbruch“ harmlos. Es ist ein technisches Wort für einen sehr menschlichen Verschleiß. Ein Medienbruch entsteht, wenn Daten aus einem System herausgenommen, manuell übertragen, in ein Dokument kopiert, per E-Mail weitergeleitet, in einem anderen System abgelegt oder auf Papier unterschrieben werden. Jeder dieser Schritte wirkt für sich klein. Zusammen erzeugen sie Fehler, Suchzeiten, Intransparenz und Frust.
Bivi beschrieb die Folgen entsprechend nüchtern: hohe Fehleranfälligkeit entlang der Prozesskette, mangelnde Transparenz, manueller Aufwand und Arbeit, die schlicht keinen Spaß macht. Das ist keine Petitesse. In der Personalarbeit sind fehlerhafte Dokumente, falsche Ablagen, unklare Zuständigkeiten oder verspätete Freigaben keine bloßen Schönheitsfehler. Sie betreffen Arbeitsverträge, Personalakten, Zeugnisse, Onboarding, Offboarding und damit Rechtspositionen, Fristen, Vertrauen und Effizienz. Digitalisierung, die an dieser Stelle Lücken lässt, verlagert Arbeit nur. Sie schafft nicht wirklich Entlastung.
Der Traumprozess fährt auf glatter Straße
Bivi wählte für den idealen Prozess das Bild einer Straße: Der übliche Arbeitsalltag sei holprig, mit Schlaglöchern und Hindernissen. Der Traumprozess dagegen sei frisch asphaltiert. Er läuft ohne Medienbrüche, mit dokumentierten Entscheidungen, klarer Nachvollziehbarkeit und möglichst wenig doppelter Arbeit. Der Punkt daran ist nicht der Wunsch nach technischer Eleganz. Der Punkt ist betriebliche Verlässlichkeit. Ein guter Prozess muss nicht nur funktionieren, wenn der Standardfall eintritt. Er muss auch dann halten, wenn ein Sonderfall, eine andere Systemlandschaft, eine zusätzliche Freigabe, ein externer Signaturanbieter oder eine besondere rechtliche Anforderung dazukommt.
Genau hier wird der Unterschied zwischen Systemeinführung und Prozessgestaltung sichtbar. Ein Unternehmen kann ein starkes System haben und dennoch schwache Abläufe. Es kann Daten besitzen und sie trotzdem mehrfach eingeben. Es kann digitale Akten ankündigen und weiterhin Dokumente nachpflegen. Es kann ein Onboarding definieren und trotzdem nach der Vertragsunterschrift improvisieren. Der Fehler liegt dann nicht im Bekenntnis zur Digitalisierung, sondern in der fehlenden Durchgängigkeit.
Das Add-on als Dolmetscher des Alltags
XFT positioniert sich an dieser Stelle als zertifiziertes SAP-Add-on. Das Wort Add-on klingt nach Zusatzbaustein, fast nach Zubehör. In Wahrheit geht es um eine Art Dolmetscher zwischen SAP-Logik und Personalwirklichkeit. Bivi betonte, XFT stehe nicht neben dem SAP-System, sondern sei integriert und arbeite mit den dort vorhandenen Daten und Berechtigungsstrukturen. Die Idee: nicht alles doppelt pflegen, nicht neue Datenschatten erzeugen, sondern das nutzen, was bereits vorhanden ist.
Die XFT HCM Suite besteht aus vier eigenständigen Komponenten: der digitalen Personalakte, dem Document Composer für Schriftverkehr, dem Zeugnismanager und dem Personnel Manager als Prozesstool. Für sich betrachtet sind das bekannte Problemfelder der Personalarbeit. Zusammen bilden sie jedoch eine Klammer um jene Alltagsschicht, in der Digitalisierung häufig steckenbleibt: Dokumente entstehen nicht automatisch genug, Akten werden nicht sauber genug gefüllt, Zeugnisse dauern zu lange, Prozesse laufen über verschiedene Systeme und Menschen hinweg, ohne dass am Ende jeder sehen kann, wer wann was getan hat.
Eintritt: Vom Bewerberprofil zum Vertrag ohne Abschreibübung
Am Eintrittsprozess zeigte Bivi, wie aus Daten Arbeit oder Entlastung wird. Im Normalfall kommen Bewerberdaten aus einem Recruiting-System. Daraus muss ein Arbeitsvertrag entstehen, anschließend ein Onboarding starten, eine Personalakte angelegt und eine Aufgabenverteilung organisiert werden. Auf dem Papier ist das banal. In der Praxis wird daraus schnell ein Parcours.
Der XFT Document Composer soll an dieser Stelle Bewerberdaten aus SuccessFactors oder anderen Recruiting-Systemen übernehmen, Vertragsdokumente erzeugen und mitgeltende Unterlagen gleich mit ausgeben: Einstellungszusage, Firmenwagenregelung, Datenschutzerklärung, alles mit passender Anrede, Anschrift, Firmierung und Logo. Bivi beschrieb sogar den Fall, dass Künstliche Intelligenz einen Lebenslauf ausliest und daraus Daten in die Eingabemaske zieht. Danach kann der Vertrag über angebundene Signaturlösungen wie Adobe Sign oder DocuSign unterzeichnet werden. Die Personalakte entsteht anschließend automatisch, die Dokumente landen im richtigen Ordner.
Das klingt nach Produktdemonstration, enthält aber eine größere Pointe: Der Wert der Digitalisierung liegt nicht in der Oberfläche, sondern in der Vermeidung der Abschreibübung. Jede manuelle Übertragung ist eine kleine Einladung zum Fehler. Wer sie beseitigt, spart nicht nur Zeit. Er senkt Rechts- und Prozessrisiken.
Austritt: Der schwierigere Bruder des Eintritts
Noch deutlicher wird das beim Austritt. Der Eintritt hat immerhin eine gewisse Feierlichkeit. Der Austritt ist oft komplizierter, emotionaler, rechtlich sensibler und prozessual verzweigter. Warum geht jemand? Eigenkündigung, Arbeitgeberkündigung, Ruhestand, Tod – jeder Fall erzeugt andere Aufgaben. Resturlaub, betriebliche Altersversorgung, Rückgabe von Firmenwagen, IT-Zugänge, Aktenablage, Zeugnis, Freigaben, Abschlussgespräch. In hybriden Systemlandschaften liegen diese Aufgaben zudem oft verteilt: ein Teil im alten SAP HCM, ein Teil in SuccessFactors, ein Teil in Spezialsoftware.
Der Zeugnismanager ist dafür ein gutes Beispiel. Arbeitszeugnisse sind einer jener Prozesse, bei denen Unternehmen erstaunlich viel Zeit verlieren. Tätigkeiten müssen beschrieben, Stationen im Unternehmen berücksichtigt, Leistungen beurteilt, Textbausteine rechtssicher kombiniert, Führungskräfte eingebunden, Freigaben organisiert und Dokumente abgelegt werden. XFT arbeitet hier mit Textbausteinen des Boorberg Verlags, ermöglicht unterschiedliche Notenskalen, Variablen, eigene Freigabewege und die Einbindung von Führungskräften. HR soll am Ende nicht mehr jeden Satz bauen, sondern prüfen, ob das Ergebnis passt.
Gerade am Zeugnis zeigt sich die stille Macht schlechter Prozesse. Niemand gewinnt strategischen Glanz damit, ein Zeugnis schneller zu erstellen. Aber wer diesen Prozess nicht im Griff hat, produziert Ärger, Wartezeiten, Nachfragen, Rechtsunsicherheit und schlechte letzte Eindrücke. Auch hier gilt: Der Austritt gehört zur Arbeitgebererfahrung. Ein Unternehmen, das beim Abgang schlampig wird, beschädigt mehr als einen Vorgang.
Künstliche Intelligenz ist nützlich, aber nicht der Mittelpunkt
Natürlich kam auch Künstliche Intelligenz vor. Sie kann Dokumente auslesen, klassifizieren, übersetzen, Daten aus Lebensläufen ziehen oder beim Hochladen in die Personalakte prüfen, ob ein Dokument richtig erkannt wurde. XFT liefert nach Bivis Darstellung keine eigene KI aus, sondern bindet über Schnittstellen Werkzeuge wie ChatGPT, DeepL, Mistral oder andere Lösungen an. Das geschieht aus derselben Oberfläche heraus; der Nutzer soll das SAP-System nicht verlassen müssen.
Das ist klug, weil KI hier nicht als Zaubershow auftritt. Sie wird in einen Prozess eingespannt. Genau so wird sie im Personalbereich am ehesten nützlich: nicht als freischwebender Chatbot, sondern als Helfer an einer konkreten Stelle, mit klarer Aufgabe, eingebettet in Berechtigungen, Dokumentation und Freigaben. Die große Gefahr der KI-Debatte liegt darin, dass sie Digitalisierung erneut in ein Versprechen verwandelt. Bivis Vortrag war interessanter, weil er das Gegenteil zeigte: KI nützt dort, wo der Prozess bereits verstanden ist. Sie repariert keine unklare Organisation. Sie beschleunigt nur, was vorher sauber gedacht wurde.
Cloud ist kein Glaubensbekenntnis
Ein weiterer nüchterner Punkt war die Systemlandschaft. Bivi unterschied mehrere Szenarien: klassisches SAP HCM, S/4HANA-basierte Umgebungen, SuccessFactors-Anbindung, HANA-Core-Systeme, Public Cloud über die SAP BTP ABAP Environment. Entscheidend war dabei seine Bemerkung, XFT zwinge niemanden, in die Cloud mitzugehen. Gerade öffentliche Verwaltung oder Hochsicherheitsbereiche hätten Gründe, auf On-Premise-Systemen zu bleiben.
Das ist eine wohltuende Abweichung von der üblichen Cloud-Rhetorik. Gute Digitalisierung beginnt nicht mit einem Glaubenssatz. Sie beginnt mit der Frage, welche Umgebung ein Unternehmen tatsächlich braucht: regulatorisch, sicherheitstechnisch, organisatorisch, finanziell. Wer jede Landschaft gleich behandelt, versteht die Organisation nicht. Wer jede Sonderlage zum Standardfehler erklärt, wird in der Praxis scheitern.
Der Standard endet nicht aus Schwäche, sondern aus Wirklichkeit
Bivis vielleicht wichtigster Satz fiel indirekt: Prozesse seien bei keinem Kunden gleich. Systemlandschaften auch nicht. Dieser Befund ist unbequem für jede Standardisierungsfantasie. Natürlich brauchen Unternehmen Standards. Ohne sie wird Digitalisierung zur Maßanfertigungshölle. Aber wer reale Personalarbeit nur mit Standardprozessen beschreiben will, verkennt ihre Struktur. Menschen treten ein, wechseln Rollen, nehmen Elternzeit, arbeiten in Schichten, gehen in Rente, sterben, klagen, unterschreiben verspätet, brauchen ein Zwischenzeugnis, ändern Namen, wechseln Länder, bringen Sonderfälle mit.
Der Standard endet also nicht, weil er schlecht ist. Er endet, weil Wirklichkeit beginnt. Die Frage lautet, was an dieser Grenze passiert. Entsteht dort ein sauberer Erweiterungsraum? Oder entsteht wieder Schattenarbeit mit Excel, Word, E-Mail und Papier?
Digitalisierung ist eine Frage der Arbeitsqualität
Der eigentliche wirtschaftliche Kern dieser Session liegt nicht in der Software, sondern im Begriff der Arbeitsqualität. Bivi fragte am Anfang, ob sich Personalarbeit wirklich digitaler anfühle und ob die Zuhörer durchgängig im selben System arbeiteten. Viel Kopfschütteln folgte. Darin steckt ein ernstes Signal. Digitalisierung wird noch immer zu oft aus Sicht der Organisation beschlossen, aber aus Sicht der Nutzer nicht eingelöst.
Eine Personalabteilung, die zwischen Oberflächen springt, Daten nachträgt, Dokumente sucht und Prozessstände erfragt, arbeitet nicht digital, sondern digital dekoriert. Die Arbeit bleibt analog im Geist, auch wenn die Maske modern aussieht. Echte Digitalisierung zeigt sich daran, ob Arbeit leichter, sicherer, transparenter und nachvollziehbarer wird. Nicht daran, ob ein großes System eingeführt wurde.
Der unsichtbare Teil der Transformation
Die Session auf der Solution Stage 1 war deshalb weniger spektakulär als viele KI-Vorträge und möglicherweise wichtiger. Denn die Zukunft der Arbeit entscheidet sich nicht nur an großen Begriffen. Sie entscheidet sich auch daran, ob ein Arbeitsvertrag ohne Medienbruch entsteht, ob ein Zeugnis rechtssicher und zügig formuliert wird, ob eine Personalakte vollständig ist, ob ein Austritt nachvollziehbar dokumentiert wird und ob Beschäftigte im Personalbereich nicht jeden Tag gegen dieselben Reibungen arbeiten.
Zwischen SAP-System und HR-Realität liegt ein Raum, den viele Unternehmen unterschätzen. Dort verschwinden Stunden. Dort entstehen Fehler. Dort wächst Frust. Dort wird aus Digitalisierung ein Versprechen, das der Alltag nicht einlöst. Wer diesen Raum schließt, macht keine große Show. Er macht Personalarbeit besser.
Und vielleicht ist genau das die erwachsenere Form der Digitalisierung: weniger Glanz, weniger Urlaub fürs Papier, mehr durchgängige Arbeit.