Intelligenter Kundendialog statt Call Center-Attacken

Kundentreue, so eine alte Marketingbinsenwahrheit, ist die Basis für Rentabilität:

„In zahlreichen Branchen führt eine höhere Kundenbindungsrate von nur fünf Prozent zu Gewinnsteigerungen von 25 bis 100 Prozent“, weiß der amerikanische Managementexperte Frederick Reichheld.

Der entscheidende Punkt dabei sei nicht die Tatsache, dass Kunden zu gewinnen teurer ist, als bestehende Kunden zu halten, sondern dass loyale Kunden vor allem häufiger und mehr kaufen.

„Da die Kundengewinnung immer größere Anstrengungen erfordert, ist es überlebenswichtig, eine starke und treue Kundenbasis aufzubauen“, erklärt Michael-Maria Bommer bei der Vorstellung des Buches „Die Zukunft des Customer Service – Analysen, Strategien, Konzeptionen“ (Gabler Verlag).

So würden nach einer Umfrage des Softwareunternehmens Genesys 71 Prozent der Kunden bei einer positiven Call Center-Erfahrung wieder auf das Unternehmen zurückkommen, auch wenn das erworbene Produkt die Erwartungen nicht ganz erfüllt hat.

„Erfolgreiches Kundenmanagement bedeutet daher, zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme des Kunden oder vice versa die richtigen Dinge tun zu können und die Interaktionen intelligent zu steuern“, so Bommer.

Doch die Realität sieht nach seiner Erfahrung anders aus.

„Brav der Beziehungsthese folgend, haben Unternehmen mächtige Datenbanken aufgebaut und speichern darin Informationen über den Kunden: was er wann und wo gekauft hat, ob und wie oft er sich beklagt hat und was mit der Beschwerde passiert ist. Um einen Durchblick in diesem Datendickicht zu bekommen, stellen diese Firmen ausufernde Analysen an: Wer sind die guten Kunden, wer die schlechten Käufer. Was darauf folgt, sind teure Massen-Mailings, umfangreiche nervtötende abendliche ‚Call Center-Attacken’ sowie streuverlustbehaftete Werbemaßnahmen“, kritisiert der Service-Experte.

Das Problem dabei sei, dass die gesammelten Daten lediglich einen statischen Zustand wiedergeben, der sich in der Vergangenheit abspielte.

„Was nützt das rückwärtsgewandte Beziehungsmanagement, wenn zum Zeitpunkt des Kundenkontaktes alle vor Schreck den Füller fallen lassen, weil sie nicht wissen, was sie ihm verkaufen sollen, und nicht verstehen, wie Cross- und Up-Selling funktionieren“, sagt Bommer.

Deshalb müsse sich das gesamte Unternehmen als Servicecenter verstehen und organisatorische Brüche beseitigen. Das gelte für das Front- und Backoffice sowie für alle Zugangs- und Ausgangskanäle, ganz gleich ob Telefon, Brief, E-Mail oder Website.

„Kundendaten werden von den Firmen in Zukunft nicht nur über alle Kanäle gesammelt, sondern sie werden auch intelligent aufbereitet, um dem Kunden einen individuellen, pro-aktiven Kundenservice zu bieten und seine Kaufbereitschaft maximal auszuschöpfen. Dazu werden Kundenprofile entworfen, anhand derer die Kunden aus den bestehenden Daten automatisch ‚geclustert’ werden“, so die Vision von SemanticEdge-Geschäftsführer Lupo Pape.

Crosschannel Service ist nach Ansicht des Sprachdialogexperten Pape ein wichtiger Baustein für den Kundendialog:

„Daraus ergeben sich dann vorentworfene Dialogszenarien, die entweder beim Kontakt des Kunden vorgeschlagen werden oder die auch in Outbound-Dialogen über alle Medien abgewickelt werden. Der Berater im Call Center, der Mitarbeiter in der Filiale oder das Sprachdialogsystem werden mit einer Hypothese über das vermeintliche Anliegen des Kunden in den Dialog gehen und sie werden versuchen, dieses Anliegen persönlich und schnell zu lösen oder geschickte Vorschläge für Produkte und Services oder für die stärkere Kundenbindung einfließen zu lassen“, sagt Pape.

Mittels einer Gedächtnisfunktion könnte dabei der letzte Kundenkontakt aufgenommen und weitergeführt werden.

„Jedes Mal, wenn ein Kunde online geht, wächst sein Service-Anspruch beim Kiosk an der Ecke“

Obwohl die Softwaretechnologie heute alles automatisiert und Routineprozesse abwickelt, sind nach Ansicht des amerikanischen Marketingexperten Don Peppers die meisten Call Center noch zu wenig mit entsprechenden Lösungen ausgestattet – sie sind „unter-automatisiert“:

„Das ist schlecht. Wenn die verfügbare Software aber irgendwann zum Einsatz kommt, passiert Folgendes: Immer mehr Aufgaben und Prozesse, die sich automatisieren lassen, werden online abgewickelt, sie wandern ins Internet. Warum sollte ein Kunde darauf warten, mit jemandem sprechen zu dürfen, wenn er sich auf einer Internet-Seite selber helfen kann? Heute nutzt auch jeder den Geldautomaten und niemand geht mehr an den Geldausgabeschalter zum Bankangestellten. Call Center werden in Zukunft also zunehmend gebraucht, um Ausnahmefälle zu klären, also solche Dinge, die sich im Vorfeld nicht automatisieren lassen, oder Anfragen, die durch das normale Raster fallen“, sagt Peppers im Interview mit der Fachzeitschrift isreport.

Bei den Call Center-Agenten sei deshalb ein gesundes Maß an Urteilsvermögen und Kreativität vonnöten. Man brauche motivierte und entschlussfreudige Mitarbeiter.

„Die Softwaretechnologie kann dabei nur unterstützen. Zukünftig wird es im Call Center weniger Mitarbeiter geben, von denen jeder einzelne aber wichtiger wird“, so der Autor des Buches „Rules to break and laws to follow“ (VCH Wiley-Verlag).

Der steigende Anteil der Automatisierung und die immer intelligenter werdenden Self Service-Angebote werden sich nach Ansicht von Peppers auf die gesamte Wirtschaft auswirken:

„Jedes Mal, wenn ein Kunde online geht und großartigen Kundenservice von Amazon, eBay oder Google bekommt, wächst auch sein Service-Anspruch beim Kiosk an der Ecke.“

Ein Kunde ertrage keinen Verkäufer mehr, der nicht weiß, wo die Ware liegt oder der nicht in seiner Pause gestört werden will.

„Die Exzellenz im klassischen Kundenservice und beim Servicedesign muss in den nächsten Jahren deutlich verbessert werden, sonst werden viele Jobs über die Klinge springen“, prognostiziert Bernhard Steimel, Sprecher der Voice Days.

Der Fachmann für automatische Spracherkennung hält Unternehmen für zukunftsfähig, die komplexe Technik möglichst simpel nutzbar machen, das Plug-and-Play-Prinzip beherrschen, auf Produktästhetik achten und im Kundenservice auf persönliche und individuelle Wünsche eingehen.

„Alles andere läuft über Maschinen besser. Es dauert nicht mehr lange, dann können Automaten auf die Stimmungslage des Benutzers reagieren, einen Griesgram mit Humor freundlich stimmen, den Gestressten zügig bedienen und den Ratsuchenden mit ausführlichen und genauen Informationen versorgen – muffelnde Call Center-Agenten, dümmliche Beratung von der Stange, bürokratische Organisationen, überflutete Wartezimmer beim Onkel Doktor, Terminschlampereien von Kfz-Betrieben, Warteschleifen am Telefon oder genervtes Verkaufspersonal kann sich niemand mehr leisten“, warnt Steimel.

Der Kölner Wissenschaftler Bernd Vorwinkel geht in seinen Analysen sogar noch weiter. Er sieht die künstliche Intelligenz im Alltag und Arbeitsleben unaufhaltsam auf dem Vormarsch.

„Da die künstliche Intelligenz noch nicht über ein eigenes Bewusstsein verfügt, ist sie der menschlichen Arbeitskraft besonders dort überlegen, wo die Tätigkeit auf die Abarbeitung festgelegter Abläufe zurückgeführt werden kann. Damit sind die Bereiche betroffen, in denen keine große Kreativität gefordert wird“, schreibt er in seinem Opus „Maschinen mit Bewusstsein – Wohin führt die künstliche Intelligenz“.

So seien praktisch alle Berufe im Bankenwesen und in der Industrieproduktion im Prinzip schon jetzt durch künstliche Intelligenz ersetzbar. „Selbst bei so anspruchsvollen Tätigkeiten wie der Verwaltung von Aktienfonds haben Computerprogramme in der Regel größeren Erfolg als Menschen…Die Massenproduktion in der Industrie wird schon in naher Zukunft ausschließlich von Computern und Robotern ausgeführt werden können. Auch in der Landwirtschaft werden computergesteuerte Maschinen die Bearbeitung der Nutzflächen bis hin zur Ernte übernehmen“, so die Vorausschau von Vorwinkel. Ähnlich sieht es Steimel:

„Früher brauchte man die Produktion nur auf Masse trimmen, um die Produktivität zu erhöhen. Im Zeitalter der Dienstleistungsökonomie funktioniert das nicht mehr. 70 Prozent der Führungskräfte im öffentlichen Dienst und in der Wirtschaft verbringen ihre Arbeitszeit mit dem Rücken zum Kunden. Das müssen wir umkehren. Heute liegt die Aufgabe darin, im Kundenservice klüger zu arbeiten und sich vom alten Denken des industriekapitalistischen Zeitalters der Massenproduktion zu verabschieden“, fordert Steimel.

Produktivitätssteigerungen könne man bei Dienstleistungen nur über eine Bildungs- und Wissensoffensive erreichen. Wer diese Transformation am besten und schnellsten bewältige, werde das 21. Jahrhundert wirtschaftlich dominieren.

„Das haben viele in unserem Land immer noch nicht begriffen. Erst vor sieben Monaten bescheinigte die OECD dem deutschen Bildungssystem dramatische Mängel. Deutschland war unter 30 Industrienationen abgerutscht von Platz 10 auf Platz 22, viel zu wenig junge Leute studierten. Die heute 45- bis 64-Jährigen weisen bessere Bildungsabschlüsse auf als die 25- bis 34-Jährigen. Der Bildungsstand der Bevölkerung wird in den nächsten Jahrzehnten zum wichtigsten Faktor für Wohlstand und Wirtschaftswachstum“, resümiert Steimel.

Die Autoren Stefan Bonner und Anne Weiss beschreiben den Bildungsabstieg in ihrem Buch „Generation Doof“ noch drastischer. In der jungen Generation gebe es immer mehr geistige Totalschäden: „Grazile Models, deren Gehirn anscheinend so schlank ist wie ihr Körper, und Schüler, die hart auf eine Hartz IV-Karriere hinarbeiten, sind nur die Ausläufer einer großen Intelligenzschmelze. Die Dummheit geht um in Deutschland.“

medienbüro.sohn/NeueNachricht/Kundenhotlines in der Schusslinie: Call Center Forum fordert mehr Redlichkeit

Die politische Diskussion über ärgerliche Warteschleifen an Kunden-Hotlines und inkompetente Call Center Agenten sollte nach Ansicht von Manfred Stockmann, Präsident des Call Center Forums http://www.ccf-ev.de, redlicher geführt werden. Drohungen mit der Gesetzeskeule, die Forderung nach kostenfreien Warteschleifen, Bußgelder stehen zur Diskussion, ebenso die Verlängerung der Kündigungsfristen fernmündlich geschlossener Verträge, die Verpflichtung, auch telefonisch abgeschlossene Verträge schriftlich nachzuhalten und das Verbot von Rufnummernunterdrückung. Stockmann plädiert für weniger Aufgeregtheit. Verbraucherschützer und die Bundesregierung hätten ein Stück weit aktionistisch gehandelt. Kritisch bewertete er die Tatsache, dass viele Anrufe im Auftrag von staatlichen Lotterieanbietern stattfinden, zugleich empöre sich die Politik aber über diese Werbeanrufe. Gleichzeitig würden die Verbraucherzentralen der Länder aus den Einnahmen der staatlichen Lotterien mitfinanziert. Der Verbraucherzentrale Bundesverband (vzbv) http://www.vzbv.de habe in den vergangenen fünf Jahren gerade 75 Verfahren gegen unerlaubte Werbeanrufe geführt – ein Tropfen auf den heißen Stein. Diese Scheinheiligkeit müsse man auch einmal thematisieren, so Stockmann. Mit dem neuen Lotteriestaatsvertrag, der das staatliche Glückspielmonopol zementiert, müsse auf Lottowerbung weitgehend verzichtet werden. Die derzeitige Praxis der Lottowerbung sei verfassungsrechtlich nicht haltbar und werde zu einer Verringerung der unerlaubten Werbeanrufe beitragen. Dies sei aber in keiner Weise den Initiativen aus Ministerien und Verbänden geschuldet.  Um diejenigen, die wirklich gegen geltendes Recht verstoßen, zu erwischen, schlug Stockmann erneut eine Clearingstelle vor, die von der Branche und auch von den Verbraucherzentralen getragen werden solle: „Unser Ansatz, ein Verbraucherportal als zentrale Clearingstelle einzurichten, wird von der Politik mit großem Interesse aufgenommen. Die verantwortlichen Ministerien werden natürlich genau beobachten, welche Erfolge eine Selbstregulierung der Branche hat. Allerdings ist davon auszugehen, dass zusätzlich Gesetzesänderungen kommen. Solange diese mit Augenmaß umgesetzt werden, wird das auf die seriös arbeitende Mehrheit der Branche keine negativen Auswirkungen haben“, ist sich Stockmann sicher. Dem Verbot der Rufnummernunterdrückung stimmte er ausdrücklich zu. „Aber am besten sollte die Rufnummer des werbetreibenden Unternehmens erkennbar sein“, fordert er für seinen Verband. Denn der Kunde wolle nicht unmittelbar wissen, welches Call Center ihn belästige, sondern welches Unternehmen den Auftrag dazu gegeben habe. Zum anderen könne sich der Auftraggeber nicht herausmogeln und sich auf eigenmächtiges Handeln des Call Centers zurückziehen.  Auch Defacto Call Center-Geschäftsführer Gerald Schreiber http://defacto-software.de sieht die Notwendigkeit, sich von unseriösen Verkaufsmethoden abzugrenzen. „Ich habe gelernt, dass man, wenn man 100 erreichen will, 150 fordern muss – insofern verstehe ich die Diskussion, die derzeit zwischen den Verbraucherschutzverbänden, der Politik und der Call Center-Branche läuft, als zwingende Annäherung für ein seriöses Konzept, das am Schluss allen Parteien hilft: den Verbrauchern, dass sie sich auf das am Telefon Gesagte auch verlassen können, den seriösen Anbietern von Produkten und Dienstleistungen und der Politik, die einen vernünftigen Rahmen schaffen muss, um dann im Schulterschluss mit Branchenverbänden dafür zu sorgen, dass der Telefonkanal seriös genutzt wird“.  Die Initative Voice Business http://www.voicedays.de fordert für Call Center ein Prüfsiegel für testierte Qualität. Es soll – ähnlich der TÜV-Plakette – für jedermann zugänglich sein. Weitere Vorschläge sind die Schaffung einer unabhängigen Zertifizierungsstelle bei einem Spitzenverband wie BITKOM oder DIHK, regelmäßige Pflichtprüfungen für alle Dienstleister wie bei der PKW-Hauptuntersuchung, um die Mängelfreiheit und die Konformität mit gesetzlichen Regeln der Call Center-Leistungen zu prüfen. Der Leitfaden „Qualitätskriterien für Sprachapplikationen“ wurde erarbeitet von der Projektgemeinschaft aus Fraunhofer IAO, Initiative Voice Business, den unmittelbar beteiligten Wirtschaftspartnern SemanticEdge, Sikom, Sympalog und Telenet sowie den durch die International Association for Advanced Voice Services (VMA) vertretenen Unternehmen.